Con l’archivio digitale lo studio investe sui dati

Digitalizzare lo studio professionale non solo è possibile, ma conveniente. Poiché lo svolgimento di ogni attività professionale presuppone la necessità di raccogliere, conservare e proteggere una mole di dati e di informazioni, il passaggio al digitale comporta notevoli risparmi, come la riduzione degli spazi fisici destinati agli archivi, la maggiore efficienza nella reperibilità dei dati, il mettersi al riparo da danni materiali e la riduzione dei costi relativi alla stampa.

La digitalizzazione si traduce in investimenti per software, piattaforme di e-learning, extranet per la gestione del rapporto con il cliente e ovviamente nell’uso dei cloud per l’archiviazione documentale.

Spesa per il digitale in crescita
Che la digitalizzazione sia un cammino già intrapreso lo confermano i dati dell’Osservatorio professionisti e innovazione digitale della School of management del Politecnico di Milano: la spesa in tecnologie di avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro nel 2017 era pari a 1.172 milioni di euro, con un trend di crescita di circa il 4% nel 2018. L’indagine rileva che una buona parte degli studi si serve del digitale anche come leva per innovare i servizi, migliorare l’efficienza dei processi lavorativi e la relazione con la clientela anche se sono ancora minoritari gli studi che utilizzano le tecnologie più di frontiera, come intelligenza artificiale e Business intelligence.

«La transizione da analogico a digitale costringe i professionisti a un ripensamento dell’organizzazione e all’applicazione di determinate procedure e metodologie tecniche e legali», afferma Nicola Savino, esperto di digitalizzazione dei processi documentali e conservatore accreditato Agid. «La digitalizzazione - prosegue Savino - non è il mero passaggio dal cartaceo a documento digitale. Ad esempio, gestire in digitale un contratto prima redatto e firmato su carta significa concordare le procedure: quando occorre firmare e come? Su quale tablet e con firma digitale o firma elettronica avanzata? Bisogna quindi rivisitare l’intero processo».

Il passaggio dal cartaceo alla pura e semplice archiviazione digitale (per intenderci, il salvataggio in Pdf) può non essere sufficiente. Ad esempio ai fini fiscali. La Cassazione (ordinanza 20365 del 31 luglio 2018) ha negato la deducibilità fiscale dei costi sostenuti dal professionista supportata da mere fotocopie delle fatture. «Occorre applicare un processo di digitalizzazione documentale a norma di legge – continua Savino - creando una versione digitale del documento “opponibile a terzi”».

Il percorso da intraprendere
La digitalizzazione è un percorso che deve prevedere momenti di formazione, di monitoraggio e misurazioni intermedie dei risultati e lo sviluppo di un piano di sicurezza e conservazione digitale.

Percorso che può aiutare a rendere più efficienti le attività di marketing e di sviluppo del business dello studio: il passaggio al digitale consente di usufruire di piattaforme e strumenti di client relationship management per la raccolta di dati su portafoglio clienti, mandati ottenuti, tipologie di incarichi, parcelle e relativi ricavi, rendendo più efficienti gli investimenti.

Le tecnologie permettono agli studi professionali di comprendere meglio i propri clienti e di creare comunicazioni personalizzate. L’invio delle newsletter è, ad esempio, uno strumento di marketing molto utilizzato dagli studi professionali e gestito con dati spesso archiviati in differenti sistemi e mailing list. Questo approccio non consente di ottenere una visione unica del cliente per cui è difficile personalizzare le comunicazioni. Il primo passo è quindi focalizzarsi sulla gestione dei dati, digitalizzandoli e integrandoli in una piattaforma per ottenere una visione coerente, centrando obiettivi e interesse del cliente.

Alcune categorie professionali hanno già raggiunto un elevato livello di competenze digitali. Secondo uno studio di Confprofessioni, sono oltre 60mila i geometri che utilizzano la tecnologia dei droni per rilievi ed estimi, mentre i medici apprezzano le tecnologie dei sistemi di telepresenza, che consentono di visitare pazienti a distanza e in luoghi remoti. Per l’associazione dei liberi professionisti, «sempre più il futuro appartiene a chi riuscirà ad ibridare la capacità di relazione e le competenze del professionista con una tecnologia in grado di gestire ed elaborare enormi quantità di dati».

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