Assemblea dei soci e cda da remoto: come muoversi nell'emergenza Covid-19

Avv. Cristina Gandolfi - Socio Fondatore di GF Legal

A fronte dell'emergenza sanitaria da COVID-19, sono state introdotte una serie di norme speciali e transitorie per ciò che riguarda lo svolgimento dell'Assemblea, con riferimento alle società in generale, quotate e non. Tali norme pur comprimendo, almeno in parte, i diritti dei soci, per tutelare il bene primario della salute collettiva, consentono le riunioni anche senza la presenza fisica di tutti gli aventi diritto. Particolarmente rilevante, in questo contesto, è l'art. 106 del decreto-legge n. 18 del 2020 (c.d. “Cura Italia”), rimasto sostanzialmente immutato in seguito alla conversione, avvenuta con Legge 24 aprile 2020, n. 27.

Difatti, possono essere decise, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, le modalità di partecipazione all'Assemblea e per l'esercizio del diritto di voto, esercitabile in forma elettronica, grazie all'utilizzo di strumenti digitali quali firma digitale, e programmi di telecomunicazione (audio-videoconferenza) per lo svolgimento delle riunioni da remoto.

LA CONVOCAZIONE

Fondamentale sarà prestare particolare cura nella redazione dell'Avviso di convocazione, che dovrà essere il più dettagliato possibile, onde evitare future impugnazioni. Modalità di identificazione dei partecipanti, regole e luogo di svolgimento, indicazione del diritto di voto, sono alcune delle voci essenziali per il corretto svolgimento.
L'avviso di convocazione, quindi, in forza delle nuove disposizioni, viene investito di un ruolo centrale. L'avviso deve, altresì, indicare espressamente il luogo di convocazione dell'Assemblea. Difatti, la convocazione dovrà avvenire, comunque presso,un luogo fisico.
Si tratta di un elemento fondamentale: non è possibile, ad oggi, ipotizzare una convocazione dell'Assemblea in un luogo totalmente virtuale.

MODALITA' DI SVOLGIMENTO

Definito il luogo di svolgimento è possibile procedere con l'Assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che questi garantiscano l'identificazione dei partecipanti, l'effettiva capacità degli stessi di partecipare attivamente
con interventi in diretta durante la riunione, nonché consentano l'esercizio del diritto di voto. Per il corretto svolgimento dell'Assemblea è necessaria la presenza del Segretario, ovvero il Notaio, ai quali spetta dare conto, nel Verbale, del luogo di svolgimento dell'Assemblea.

La presenza di almeno uno dei soggetti sopra è necessaria ai fini della sottoscrizione del verbale. Nel caso in cui sia presente il Notaio, è sufficiente la sottoscrizione di quest'ultimo. Invece, in caso di c.d. verbalizzazione privata, sembrerebbe essere richiesta la firma congiunta del Presidente dell'Assemblea e del Segretario.

Nonostante non vi sia certezza sul punto, nel dubbio, tale modalità di sottoscrizione è da preferirsi a quella del solo Segretario, che potrebbe aprire la strada a dubbi sulla validità e a conseguenti eventuali impugnazioni.
Relativamente all'espressione di voto da parte dei Soci, per le sole Società a responsabilità limitata, ed in deroga a quanto previsto dall'art. 2479, comma 4, c.c., è possibile prevedere che il voto avvenga mediante consultazione scritta, ovvero per consenso espresso per iscritto, cosicché venga evitata la riunione assembleare.
Per le società quotate, invece, è prevista la possibilità di indicare, nell'avviso di convocazione, che la partecipazione avvenga mediante un c.d. rappresentante designato. In questo modo, l'intervento dei soci avviene attraverso il rappresentante stesso, a cui vengono conferite deleghe e subdeleghe anche tramite l'utilizzo di strumenti digitali.

CONCLUSIONI

L'art. 106, al comma 7 del c.d. Decreto “Cura Italia”, prevede, come norma di chiusura, che le disposizioni in esso previste rimarranno in vigore sino al 31 luglio, oppure per più tempo, qualora venga prorogato lo stato di emergenza nazionale.
Per le Assemblee che si terranno alla luce delle nuove disposizioni, pertanto, servirà massima cautela nella redazione dell'Avviso di convocazione dell'Assemblea, nonché attenzione, quando si sceglieranno le modalità di svolgimento della stessa, affinché vengano garantiti a pieno la partecipazione e l'esercizio del diritto di voto ai Soci.

E' possibile supporre che, come per molti altri aspetti societari, anche questa nuova modalità operativa di convocazione dei CdA e Assemblee societarie, da remoto, possa entrare a far parte delle abitudini degli imprenditori una volta constatati i vantaggi in termini economici, per la riduzione dei costi di trasferimento, e di tempo, anche se, appare più complessa, specificatamente per le società quotate”. Ovviamente, fondamentali sono gli aspetti legati alla privacy sia per i partecipanti alle riunioni sia per l'eventuale condivisione di documenti oggetto dell'assemblea. La scelta di adeguati strumenti informatici e di una policy privacy ad hoc per tali situazioni è necessaria per regolare stabilmente tale modalità operativa all'interno delle aziende