Processi tutti in digitale dopo il Covid
L’esperienza dello studio Toffoletto che da anni ha sviluppato software gestionali per agevolare il lavoro
La storia più recente comincia nel 2015, ma le radici affondano più di vent’anni prima. Per questo, parlando di software gestionali per studi legali, il pensiero va subito all’esperienza di Elibra e dello studio Toffoletto De Luca Tamajo. O meglio, del suo managing partner Franco Toffoletto, pioniere dell’innovazione in ambito legale.
Lo sviluppo di Elibra
Agenda, to-do-list, timesheet, creazione documenti, knowledge management, contabilità industriale, pricing e staffing. Elibra è un prodotto completo e modulabile, che da un paio d’anni viene anche commercializzato. La boutique di Toffoletto – citata dal Financial Times tra le “Most innovative law firm” - ha cominciato a svilupparlo (insieme allo studio Ntcm) nel 2013, già forte dell’esperienza di Easylex ideato nel 1995. Questo sistema, realizzato per una migliore gestione interna e un controllo della qualità nei processi operativi, è ancora attuale sul mercato (ma dal 2010 non più di proprietà dallo studio): Elibra, però, va oltre, superando e migliorandone le potenzialità.
Spiega l’avvocato Toffoletto che «gli sviluppi necessari erano andare su browser, rendere il sistema più semplice da apprendere e usare, integrare knowledge management, una data warehouse per le attività di business intelligence, la contabilità, senza funzioni esterne. Tutto ciò ha determinato il fatto di dover riscrivere il codice».
Il nuovo software
Sei anni fa lo studio adotta dunque il nuovo software, subito operativo nelle sedi e poi costantemente implementato, includendo tutte le funzioni svolte dai professionisti con solo un browser internet: controllo di gestione, contabilità, Crm, eccetera. E consentendo di automatizzare una serie di attività routinarie.
«Il ciclo di innovazione è costante – racconta Toffoletto –: si parte da un nucleo centrale a cui si aggiungono di continuo nuove funzioni e ramificazioni. Per intendersi, il nostro primo software del 1989, Protagora, contiene invenzioni ancora usate da Elibra».
Grazie all’inclusione delle funzioni di knowledge management, ogni professionista ha a disposizione le informazioni e gli strumenti necessari a svolgere ogni singolo task: template, precedenti dello studio, dottrina, giurisprudenza, rassegna stampa in automatico. Mentre l’analisi delle funzioni dello studio, con il sistema di business intelligence, consente di migliorare l’efficienza e ampliare l’offerta di prodotti e servizi ai clienti.
Il sistema si è dimostrato utile ancor più in quest’ultimo anno di confinamenti, perché ha consentito di rivedere il processo produttivo in maniera totalmente digitale. Ma la tecnologia non basta, avverte l’avvocato: serve anche una struttura di studio capace di sfruttarne il potenziale.
