Agli studi piacciono i gestionali «cuciti» su misura

Gli studi professionali cercano sempre più soluzioni informatiche “su misura” per gestire il lavoro e i rapporti con i clienti. E se alcune realtà percorrono la strada dei sistemi realizzati “in proprio”, altre aggiungono funzionalità personalizzate ai software che il mercato propone.

Gli obiettivi che guidano le scelte tecnologiche cambiano da uno studio all’altro. Si va dalla necessità di migliorare il confronto da remoto tra i professionisti (in alcuni casi legata ai limiti agli spostamenti imposti dalla pandemia) a quella di rendere più mirate le comunicazioni ai clienti, all’esigenza di tenere sotto controllo i flussi di lavoro, anche per determinare in modo congruo le parcelle.

È il caso, quest’ultimo, dello studio legale Sza. «Il professionista ha un’obbligazione di mezzi - spiega il managing partner Luca Guffanti - ma al cliente interessa il risultato. Noi abbiamo cercato di coniugare le due esigenze attraverso un sistema di gestione che monitori le performance, permettendoci di migliorare la qualità e stabilire i compensi delle prestazioni». Per farlo, lo studio ha personalizzato il gestionale con funzionalità utili a verificare l’andamento e le scadenze delle pratiche e a eseguire i compiti più ripetitivi, con la redazione automatica di alcuni campi degli atti: inizialmente il sistema è stato utilizzato nell’ambito del recupero crediti e poi esteso anche agli altri settori in cui lo studio opera.

«La tecnologia - osserva Guffanti - ci supporta nella gestione massiva dei dati e ci consente di concentrarci sulle questioni di merito, dove il valore aggiunto portato dall’avvocato è più alto. In parallelo ci siamo anche dotati di un software di knowledge management per custodire e mettere in comune il nostro patrimonio di conoscenze». Inoltre, il gestionale di Sza “parla” con i clienti: ricevono report periodici e, in alcuni casi, possono accedere direttamente per vedere come vanno le pratiche.

Sistemi «proprietari»

Ha invece optato per un software totalmente realizzato “in casa” lo studio professionale multidisciplinare Rödl & partner, fondato in Germania e che oggi riunisce oltre 5mila avvocati, commercialisti, revisori legali e consulenti del lavoro in 49 Paesi. Il loro gestionale, Rockfish, è stato sviluppato nel 2017 dai professionisti italiani dello studio insieme ai colleghi lettoni e ha preso il posto di quello utilizzato dal 2000, anch’esso fatto ad hoc.

«Abbiamo cercato sul mercato ma non abbiamo trovato un sistema che coprisse tutte le nostre esigenze», spiega Stefan Brandes, managing partner dello studio italiano. Rockfish è intanto un software di gestione delle pratiche e delle agende, di registro delle ore lavorate e di fatturazione. Inoltre, continua Brandes, «ci dà la possibilità di condividere le pratiche solo con alcuni colleghi e ha una funzionalità che verifica in automatico i potenziali conflitti di interessi esaminando tutte le pratiche nelle varie sedi. È anche un sistema di knowledge management, con l’archivio di tutte le pratiche e un database dei contatti e dei clienti».

Anche lo studio associato Legance sta lavorando per migliorare la gestione dei contatti: a breve entrerà in funzione un nuovo sistema di Crm (Customer relationship management), realizzato ad hoc, con la profilazione dei contatti per arrivare a comunicazioni mirate. Peraltro, che Legance sia uno studio sensibile alle soluzioni tecnologiche lo testimonia già Quantum leap, il software implementato nel 2018 con algoritmi realizzati dagli avvocati dello studio per automatizzare la redazione dei documenti legali.

«Il sistema - spiega Gabriele Capecchi, partner di Legance - è in grado di proporre una bozza molto avanzata di contratto sulla base delle informazioni che acquisisce interrogando l’utente. Funziona bene per i contratti più standardizzati, per cui è più sentita l’esigenza di risparmiare tempo e risorse. Lo usiamo inoltre per l’analisi della documentazione durante la due diligence».

Lavoro da remoto

Ha adottato una nuova organizzazione tecnologica per gestire il passaggio strutturale allo smart working Nexumstp, società tra professionisti multidisciplinare che riunisce oltre 300 lavoratori e ha diverse sedi in Italia. Tutti i file sono stati spostati in cloud: qui le personalizzazioni introdotte da Nexumstp sono state dirette ad aumentare la sicurezza rispetto allo standard e a incrementare la condivisione e la collaborazione delle diverse aree, creando gruppi di utenti con accesso esclusivo ai file di loro competenza.