Lo studio professionale fa rotta sull’archivio informatico esterno

La conservazione digitale si sposta sempre più all’esterno degli studi professionali. Diventa sempre più complessa infatti la compliance con le regole tecniche e normative di conservazione dei dati che servono a garantire fruibilità, integrità, riservatezza ma anche l’autenticità dei dati.

Per le professioni legali, in particolare, è fondamentale una organizzazione strutturata della generazione, modifica, scambio e archiviazione del documento informatico, in quanto gli atti giuridici richiedono sia una gestione operativa, sia l’esecuzione di adempimenti conseguenziali.

Digitalizzare significa rendere facilmente accessibile, verificabile e dunque semplificare e risparmiare, ma è necessario un costante aggiornamento di competenze archivistiche ed informatiche per la corretta gestione dei documenti per garantire nel tempo il loro valore probatorio. Serve non solo la capacità di gestire documenti nativamente informatici ma anche quella di attuare la conversione digitale dei documenti cartacei, prevedendone una adeguata conservazione digitale.

La dematerializzazione
In questo processo i due momenti chiave sono l’archiviazione e la conservazione. L’archiviazione è la registrazione di un documento informatico in uno spazio digitale per la sua reperibilità. La conservazione è un insieme di procedure informatiche che conferiscono validità ai documenti garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, anche in linea con il disposto di cui all’articolo 33 comma 1 del Codice deontologico forense e di cui all’articolo 2961 del Codice civile, nonché con gli obblighi di segreto professionale.

La conservazione è diversa dal backup, processo di ridondanza delle informazioni inerente alla gestione della sicurezza. Con la dematerializzazione del fascicolo processuale il professionista deve sovraintendere alla gestione dei documenti informatici, dei loro formati e delle diverse tipologie di firma elettronica.

La pianificazione

La continua evoluzione tecnologica e normativa richiede processi di gestione documentale in grado di pianificare l’intero ciclo di vita del documento, ancora prima della sua formazione, immaginando anche il momento del suo scarto, qualora esaurisca la sua validità giuridica.

Comunicazioni, Pec, contratti, notifiche, titoli esecutivi in forma digitale, solo per citarne alcuni per quanto tempo vanno conservati? Qual è il periodo utile nel quale mantenere inalterato il loro valore probatorio? Come garantire la “memoria storica” delle informazioni? La risposta comporta la definizione di criteri in ordine a cosa conservare (tipologie documentali e formati) e per quanto tempo, anche con riferimento alle norme privacy.

Il quadro normativo
La normativa di riferimento in materia è costituita essenzialmente dal Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005), dalle Linee guida Agid e dal Regolamento eIDAS 910/2014, una normativa in costante evoluzione.

I processi documentali devono essere gestiti per salvaguardare i diritti soggettivi, gli interessi legittimi ed il diritto d’accesso di tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. L’individuazione dei formati dei files adatti alla conservazione è funzionale alla loro diffusione e alla fruibilità delle informazioni in essi contenute (per es: pdf,.rtf,xml,.eml,.xls,.ppt, per citare alcuni dei più noti e richiamati nell’allegato 2 delle Line guida in grado di garantire l’interoperabilità e mitigare il rischio di obsolescenza tecnologica).

In house o in outsourcing
Il sistema di gestione documentale deve inoltre adeguarsi alle evoluzioni tecnologiche e normative ed i processi correlati devono prevenire i problemi tecnici, seguendo il principio di accountability ovvero di responsabilizzazione. Nonostante con le nuove Linee guida Agid non sia stata emanata una norma per la giustizia digitale, il legale non può esimersi dal rispetto di tale normativa.

I modelli organizzativi per la conservazione prevedono che l’attività possa essere svolta sia in house che in outsourcing: nel primo caso il processo è gestito internamente avvalendosi di una propria infrastruttura, nel rispetto della normativa; nel secondo caso ci si avvale di operatori altamente specializzati ed esperti, dotati di specifici requisiti tecnici di qualità e sicurezza certificabili. Nella prassi prevale sempre più il ricorso a provider specializzati data la complessità di tale attività e della normativa ad essa inerente, salvo i casi di grosse organizzazioni, il più delle volte pubbliche, in grado di implementare un sistema di conservazione interno proprio.

Fascicolo digitale: le vie per la conservazione

Conservazione
Interna
Pro
- documenti all’interno della struttura
Contro
- costi di struttura elevati
- aggiornamenti tecnologici continui
- necessità di risorse dedicate

Outsourcing
Pro
- gestione dei costi efficace
- nessuna distrazione di risorse dal core business
- accesso a risorse tecniche specializzate
- nessun investimento in infrastruttura
Contro
- documenti all’esterno della struttura
- modifica della struttura dei ruoli e delle attività interne

Firma elettronica semplice*
*Compresa la firma “scannerizzata” , ovvero la scrittura su dispositivo mobile della propria firma . L'operazione non prevede strumenti capaci di garantire l'autenticità e l'integrità dei documenti firmati

Pro
- più comune, semplice ed economica
- produce effetti giuridici
- ammessa come prova
Contro
- più debole
- valore probatorio rimesso al libero apprezzamento del giudice
- non assicura l’autenticità, il non ripudio e l’integrità del documento

Firma elettronica avanzata (es. grafometrica)
Pro
- connessa unicamente al firmatario;
- garanzia di autenticità ed integrità del documento
- utilizzabile nei rapporti contrattuali
- efficacia probatoria della forma scritta e della scrittura privata (art. 2702 Cc)
- più sicura della firma elettronica semplice
- meno onerosa della firma elettronica qualificata
Contro
- inidonea ad integrare la forma scritta qualora il contratto abbia ad oggetto beni immobili;
- è utilizzabile solo per i rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e i soggetti che forniscono la firma avanzata (art.60 Dpcm 22 febbraio 2013)
-più debole della firma qualificata

Firma elettronica qualificata-digitale (Es. Token)
Pro
- efficacia probatoria della forma scritta (art. 2702 Cc)
- effetti giuridici equivalenti alla firma autografa

- più onerosa nel rilascio (anche per riconoscimento
de visu)
- associata a certificato a scadenza periodica

Formato files conservati «proprietario»

- può rappresentare uno strumento di tutela del contenuto di determinati files Contro
- serve software proprietario per aprirli
- può essere protetto da un brevetto e imporre royalties

Formato files conservati «non proprietario»
Pro
- standard
- aperto
- sicuro
- include i metadati
- costi più bassi
- specifiche tecniche liberamente fruibili
- garanzia di interoperabilità del formato tra i sistemi
Contro
- può avere funzionalità limitate rispetto ai files in formato proprietario