La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è utilizzabile nel processo amministrativo

Va esclusa l'efficacia probatoria in giudizio delle dichiarazioni sostitutive contenute negli atti notori. Resta fermo che il giudice, in presenza della produzione della suddetta dichiarazione, deve adeguatamente valutare il comportamento in concreto assunto dalla parte nei cui confronti la stessa viene fatta valere, con riferimento alla verifica della contestazione e, nell'ipotesi affermativa, al grado di specificità di quest'ultima, strettamente correlato e proporzionato al livello di peculiarità del contenuto della dichiarazione sostitutiva. Tuttavia – ha chiarito il Consiglio di Stato con la recente sentenza n. 343/2023 - la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non costituisce di per sé prova idonea dell'assunto della parte in giudizio, esaurendo i sui effetti nell'ambito dei rapporti con la Pubblica amministrazione e nei relativi procedimenti amministrativi.

Il caso esaminato
L'appellante ribadiva la tesi secondo cui i manufatti oggetto di ordinanza di demolizione erano stati realizzati in epoca anteriore all'entrata in vigore della legge urbanistica del 1942. Lamentava quindi che il Tar non aveva considerato ammissibili, quali prova, gli atti notori recanti le dichiarazioni attestanti l'epoca di realizzazione delle opere.
L'atto di notorietà concernente fatti, stati o qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede alla autenticazione della sottoscrizione con la osservanza delle modalità di legge. Tale dichiarazione sostitutiva concerne unicamente fatti, stati o qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato e che, di regola, non trovano riscontro in albi, registri o elenchi tenuti dall'Amministrazione, o perché nessuna norma ne prevede la registrazione o perché questi ultimi sono andati dispersi; e si differenzia dalla dichiarazione sostitutiva di certificazione perché quest'ultima si caratterizza, invece, per la perfetta coincidenza tra il suo contenuto e quello del certificato che essa va a sostituire.
La dichiarazione in interesse, dunque, proprio perché non sostitutiva di certificati, né, quindi, riproduttiva di dati presenti in archivi o registri della Pubblica amministrazione non assume alcuna valenza certificativa, né assume alcun particolare valore probatorio in ordine a quanto con essa dichiarato. Essa ha la sola funzione di semplificazione procedimentale, fermo restando, tuttavia, il potere di controllo dell'Amministrazione, il cui esercizio è doveroso allorché quanto dichiarato si mostri palesemente non corrispondente al vero. Consegue che - a ben vedere - oltre a non avere alcuna rilevanza, sia pure indiziaria, nel processo civile o amministrativo, la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà non ha valore certificativo o probatorio neanche nei confronti dell'Amministrazione, o, più precisamente, nell'ambito del procedimento amministrativo, ma solo una "attitudine" probatoria provvisoria e fino a contraria risultanza, volta a consentire, salvo verifica, la più spedita conclusione del procedimento amministrativo.

Valenza della dichiarazione sostitutiva
In definitiva, la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è solo un mezzo di speditezza ed alleggerimento provvisori dell'attività istruttoria, cioè di semplificazione delle formalità del rapporto con la Pubblica amministrazione, e non un mezzo di prova legale; sicché il suo contenuto resta sempre necessariamente esposto alla prova contraria e alla verifica ad opera dell'Amministrazione. Verifica che è doverosa, prima di procedere all'emanazione del provvedimento finale, in caso di elementi dubbi ovvero contestati. D'altra parte, che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà non ha valore di prova nei confronti dell'Amministrazione, e, quindi, non costituisce piena prova di quanto in essa dichiarato, è dimostrato dalla stessa disciplina di riferimento secondo cui le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e comunque in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive. L'attitudine certificativa e probatoria della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà e delle autocertificazioni o autodichiarazioni è limitata a specifici status o situazioni rilevanti in determinate attività o procedure amministrative, e non vale a superare quanto attestato dall'amministrazione, sino a querela di falso, dall'esame obiettivo delle risultanze documentali. Secondo il Consiglio di Stato nello stesso senso deve essere evidenziata l'inutilizzabilità della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà nell'ambito del processo amministrativo, in quanto può costituire solo un mero indizio che, in mancanza di altri elementi gravi, precisi e concordanti, non è idoneo a scalfire l'attività istruttoria dell'amministrazione.