E-Discovery, matter management e privacy management, il mercato legale e le nuove sfide tecnologiche
Nel 2022 la tecnologia E-Discovery (ossia legal hold, raccolta/elaborazione dati, revisione dei documenti), il matter management e la privacy management (ovvero inventario dei dati, conservazione degli stessi, risposta a incidenti e violazioni, ecc. ) saranno le tecnologie a più alto grado di efficacia che i General Counsel potranno utilizzare per far fronte alle proprie sfide
Un nuovo ecosistema legale, quantità crescenti di dati da analizzare ed emersione (e a volte esplosione) di nuove aree di practice quali e-discovery, compliance, cybersecurity, information governance e data privacy. Queste sono state solo alcune delle grandi sfide affrontate nel 2021 dai General Counsel.
L'utilizzo e la implementazione della tecnologia rilevante è stata la prima e più efficace modalità per tutelare adeguatamente la propria organizzazione aziendale, come risulta anche dall 'ACC 2021 Technology Report .
Incrementare al massimo l'efficacia dei propri servizi. Questo è senza dubbio il valore aggiunto più strategico che gli uffici legali delle aziende stanno cercando di estrarre dall'utilizzo della tecnologia legale.
Nel 2021, la gestione delle pratiche tramite, il cd. matter management system, document automation e fatturazione elettronica (e-billing) sono state considerate le tecnologie più efficaci da parte dei professionisti legali che le utilizzano.
La raccolta sistematica dei dati e l'uso dei report che identificano velocemente quale attività viene svolta, da chi e in che modo, aiutano a chiarire e a rendere più trasparente e comprensibile quanto redditizia possa essere una pratica ed quale il possibile valore aggiunto (o al contrario onere non giustificato) di eventuale affidamento della pratica stessa ad un avvocato esterno.
Naturalmente, l'acquisto di un nuovo software e l'effettiva implementazione dello stesso non sono processi immediati e facili da realizzare nelle grandi organizzazioni, poiché molti altri dipartimenti della stessa azienza devono essere coinvolti. Ciononostante, secondo lo stesso ACC 2021 Technology Report prima citato, il 63% degli intervistati hanno indicato di essere "convinti" della necessità dell'acquisto di un nuovo software nei prossimi anni o, almeno, di "considerare" l'opportunità di un investimento in questa direzione.
Il più grande punto dolente nell'uso della tecnologia si concretizza nel fatto che le applicazioni software spesso non sono collegate tra di loro, nè tanto meno sono interoperabili. Ovviamente, il dover apprendere una varietà di nuove user-interfaces comporta un sforzo maggiore per gli uffici legali. Il che si traduce spesso in confusione e disorientamento per i componenti degli uffici stessi, in particolare quando molti dei professionisti non hanno una formazione tecnologica. Questo è uno dei motivi per cui si è assistito ad un aumento dei traning IT forniti da parte dei Legal Operations.
Nel 2022, la tecnologia E-Discovery (ossia legal hold, raccolta/elaborazione dati, revisione dei documenti), il matter management e la privacy management (ovvero inventario dei dati, conservazione degli stessi, risposta a incidenti e violazioni, ecc. ) saranno le tecnologie a più alto grado di efficacia che i General Counsel potranno utilizzare per far fronte alle sfide prima evocate.
Nonostante tali previsioni, forse può essere consigliabile, specialmente per le organizzazioni che non hanno neanche iniziato il processo incrementale e per forza di cose graduale di cui si è detto, che i professionisti legali determinino prima il flusso completo dei servizi legali forniti e successivamente identifichino la tecnologia che possa avere quella capacità trasformativa del lavoro amministrativo di routine in procedure automatizzate.
In questo senso, iniziare con un piccolo progetto IT aumenterà la fiducia e la credibilità per altri progetti più grandi, come la gestione dei contratti.
Sarà importante per i professionisti legali comprendere come la tecnologia può far funzionare il nuovo modello di lavoro da remoto o anche quello ibrido. L'opportunità ora è quella di rivisitare gli strumenti utilizzati e la formazione di cui hanno bisogno i componenti degli uffici legale per poter sfruttare la tecnologia al suo massimo.
I maggiori guadagni saranno realizzati da coloro che riusciranno ad integrare la tecnologia con empatia, per offrire l'esperienza più semplice per i propri clienti. Non vi è dubbio che l'apparente contraddizione di una tecnologia empatica sarà uno dei concetti chiavi del 2022 per il settore oggetto di indagine.
Oltre alle sfide della mobilità, degli incontri virtuali e dei nuovi processi technologici, dovremmo iniziare a valutare come il lavoro a distanza influisca sulla salute mentale dei professionisti legali e come si possa trovare un equilibrio sano tra lavoro da remoto e la vita privata.
E' evidente come, nonostante il potenziale della tecnologia rilevante, quest'ultima non sia sufficiente. Bisognerà identificare in modo prioritario le esigenze dei clienti, creando valore e migliorando l'esperienza di quest'ultimi.
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*A cura di Inga Rusu, MBA, Emerson Electric Co., Corporate Law Department
