Privacy: cartellino giallo all'avvocato che risponde in ritardo

Cartellino giallo per l’avvocato che non risponde per tempo alle richieste di informazioni su un procedimento. Tale ritardo infatti integra una violazione della privacy. Lo ha stabilito il Garante con il provvedimento n. 17/2022 ammonendo un legale per violazione dell’articolo 12, paragrafo 3, del Gdpr.

Il caso
Il caso partiva dall’istanza di esercizio di diritti ex articolo 15 e seguenti Gdpr inviata da un cittadino italiano a un avvocato nel mese di marzo 2021.

A maggio l’interessato scriveva al Garante Privacy di non aver ricevuto alcun riscontro.

Per cui l’autorità invitava il legale a comunicare alla stessa e all’istante se intendesse e sercitare la facoltà di adesione spontanea alla richiesta del reclamante, ai sensi dell’articolo 15 del Regolamento 1-2019.

Nelle more, l’interessato comunicava all’autorità di avere ricevuto il riscontro richiesto nel mese di maggio ma ciò non impedisce al Garante di sanzionare comunque l’avvocato.

Le scadenze previste dalla normativa in materia di protezione dei dati
Il legale, infatti, fornendo riscontro tardivamente e senza una motivazione valida, “aveva v iolato l’articolo 12, comma 3, del Rgpd, ai sensi del quale il titolare del trattamento deve fornire all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa”.

Tale termine, ricorda il Garante, può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, ma il titolare del trattamento “deve informare l'interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dal ricevimento della richiesta”.

Nel caso di specie, tuttavia, non risultando allegati né tempestivamente comunicati all’interessato i motivi del ritardo, l’ufficio del Garante avviava il procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui agli artt. 58, paragrafo 2, e 83 del GDPR.

La tesi dell’avvocato
Dal canto suo, l’avvocato produceva memoria difensiva giustificando i motivi del ritardo dell’invio del riscontro alle richieste formulate, anzitutto asserendo di aver ricevuto la richiesta a mezzo raccomandata postale dall’estero e senza un documento di identità che attestasse la provenienza e l’originalità della firma.

Di tal chè, a causa degli impegni di lavoro, il legale tardava a reperire il fascicolo del dibattimento e ad eseguire le verifiche necessarie per poter evadere la richiesta.

Così, superava “involontariamente” il termine previsto per rispondere e non rivolgeva neanche istanza di proroga evadendo ad ogni modo la richiesta “nel più breve tempo possibile”.

Avvocato ammonito
Le argomentazioni dell’avvocato, tuttavia, non risultano idonee per l’autorità a giustificare la condotta del titolare che, unilateralmente prorogava “il termine di legge omettendo di adempiere all’obbligo di informativa del ritardo prescritto dalla disposizione eurounitaria, il cui adempimento era del resto di facile esecuzione, consistendo nella mera comunicazione all’interessato, senza particolari oneri o formalità, dei motivi del ritardo”.

Pertanto, il Garante non ha dubbi: l’avvocato, in qualità di titolare del trattamento ha violato la disposizione di cui all’art. 12 paragrafo 3, del RGPD, non avendo comunicato all’interessato la proroga dei termini di legge per il riscontro alla richiesta di informazioni di quest’ultimo e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Tuttavia, considerando che la condotta ha esaurito i suoi effetti, che il riscontro è stato comunque spontaneamente fornito sia pure in ritardo e che il livello del danno subito dall’interessato appare di lieve entità, al legale viene comunque risparmiata la sanzione amministrativa pecuniaria di cui all’art. 58, par. 2, lett. i) del Regolamento e irrogata formale ammonizione ai sensi della medesima disposizione lett. b).