Via libera al verbale notarile di assemblee completamente a distanza

Utilizzo dei mezzi di telecomunicazione

Al fine di velocizzare il business delle società e agevolare il funzionamento degli organi sociali, sempre più spesso vengono previste all'interno degli statuti clausole che consentono, in maniera espressa, lo svolgimento di assemblee a distanza mediante mezzi di telecomunicazione.

Fino a qualche tempo fa l'art. 2370, quarto comma, cod. civ. "lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (…)" sembrava suggerire una lettura restrittiva, vale a dire che la modalità di svolgimento a distanza potesse essere utilizzata esclusivamente in presenza di un'espressa previsione statutaria.

Questa lettura, con l'intervento della Massima H.B.39 del Comitato Interregionale dei Consigli Notarili del Triveneto, è stata sdoganata in maniera piuttosto evidente, ammettendo, invece, un'interpretazione estensiva, e legittimando, quindi, le adunanze societarie a distanza, anche nel caso in cui lo statuto non preveda questa possibilità.

Il principio da rispettare sarà sempre quello del metodo collegiale, nel senso che dovrà essere comunque garantita la possibilità di discussione e di partecipazione attiva da parte di tutti gli intervenuti, come se la riunione si svolgesse con la presenza fisica di tutti i partecipanti nello stesso luogo.

La finalità è evidente: facilitare il più possibile l'organizzazione delle assemblee societarie mediante mezzi di telecomunicazione, anche se lo statuto nulla prevede in tal senso, a condizione però, che i mezzi impiegati siano effettivamente idonei a garantire il pieno rispetto del metodo collegiale e di tutti gli adempimenti tipici dell'ufficio di presidenza.

Verbalizzazione contestuale e non contestuale

La verbalizzazione di un'assemblea societaria rappresenta la descrizione, sintetica e analitica, delle dichiarazioni rese e dei fatti accaduti.

La verbalizzazione può essere contestuale o non contestuale, a seconda che essa avvenga contemporaneamente oppure successivamente rispetto allo svolgimento dell'assemblea.

La riforma del diritto societario, infatti, con la modifica dell'art. 2375 cod. civ, ha consentito in via definitiva il verbale assembleare non contestuale che, in particolare, potrà essere:

i) immediatamente successivo all'assemblea, ma comunque ultimato nella stessa data;

ii) iniziato nella data dell'assemblea e ultimato in una data successiva;

iii) iniziato e concluso in una data successiva rispetto all'assemblea.

In ogni caso, il verbale non contestuale dovrà essere redatto senza ritardo e, soprattutto, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione.

Il presidente dell'assemblea

Ruolo chiave della riunione assembleare è certamente quello svolto dal presidente, che, ai sensi dell'art. 2371 cod. civ., anche nel caso di assemblea svolta a distanza mediante mezzi di telecomunicazione, dovrà comunque essere in grado di:

i) verificare la regolarità della costituzione;

ii) accertare l'identità e la legittimazione dei presenti;

iii) regolare lo svolgimento ed accertare i risultati delle votazioni.

La presidenza dell'assemblea, in particolare, verrà assunta dalla persona indicata nello statuto oppure, in mancanza di tale previsione, da quella designata con il voto espresso dalla maggioranza degli intervenuti.

Il ruolo di garanzia del notaio

A pena di nullità della deliberazione - sanabile tuttavia, ai sensi dell'art. 2379-bis, secondo comma, cod. civ., mediante una verbalizzazione notarile posta in essere prima dell'assemblea successiva - il verbale di un'assemblea straordinaria dovrà assumere la forma di atto pubblico e, pertanto, ai sensi dell'art. 2375 cod. civ., dovrà necessariamente essere redatto da un notaio. Nel caso si tratti, invece, di assemblea ordinaria, il verbale sarà redatto da un segretario, o da un notaio ove richiesto.

Quando il verbale è redatto da un notaio, essendo un atto pubblico, avrà efficacia probatoria ai sensi dell'art. 2700 cod. civ. e pertanto, farà piena prova fino a querela di falso.

La nuova Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano

Qualora si voglia procedere con un'assemblea a distanza, mediante mezzi di telecomunicazione, cosa accade se lo statuto prevede espressamente che presidente e soggetto verbalizzante si trovino nello stesso luogo di convocazione?

La risposta al quesito ci viene fornita dalla Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano che, intervenendo con la Massima n. 187 del giorno 11 marzo 2020, ha confermato per tutti i partecipanti, ivi compreso il presidente, la possibilità di intervenire mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che si tratti però di verbale non contestuale redatto in forma pubblica e, quindi, da un notaio nella sua qualità di pubblico ufficiale.

Il presidente, in tal caso, potrà quindi non trovarsi nello stesso luogo del notaio verbalizzante, in quanto le clausole statutarie che prevedono la compresenza fisica del presidente e del notaio nello stesso luogo di convocazione non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l'intervento di tutti i partecipanti attraverso mezzi di telecomunicazione, potendo il notaio redigere il verbale assembleare anche successivamente e solo con la sua sottoscrizione.

Il verbale, infatti, può essere sottoscritto dal solo notaio non essendo richiesta, a pena di invalidità, la sottoscrizione anche del presidente dell'assemblea.

L'art. 2375 cod. civ. andrebbe quindi letto nel senso che la sottoscrizione del notaio è da considerarsi alternativa alla sottoscrizione del presidente.

Inoltre, l'art. 2379, comma 3, cod. civ. stabilendo che non si considera mancante il verbale sottoscritto dal solo notaio, suggerisce che il significato della sottoscrizione del presidente dell'assemblea non è quello di confermare la veridicità del contenuto del verbale ma di attestarne la riferibilità alla società, e a tal fine, è certamente sufficiente la sola sottoscrizione da parte del notaio quale pubblico ufficiale.

Quindi, dal momento che, non solo la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, ma anche lo stesso legislatore ritengono non indispensabile la firma del soggetto che presiede l'assemblea, si ritiene certamente possibile affermare che, in caso di assemblea svolta a distanza e in presenza di verbalizzazione non contestuale, il presidente possa essere dislocato in un luogo diverso rispetto a quello del notaio.

Il luogo di convocazione sarà, comunque, quello dove si troverà il notaio verbalizzante e non il domicilio del presidente.La ragione che, in linea teorica, potrebbe richiedere la necessaria presenza del presidente e del notaio nel medesimo luogo, sarebbe solo l'esigenza di consentire al soggetto verbalizzante, vale a dire al notaio, un miglior controllo della veridicità delle dichiarazioni rese dal presidente.

Tale criticità, tuttavia, è facilmente superabile con l'ausilio delle più moderne tecniche di video collegamento che consentono di documentare, con ragionevole certezza, lo svolgimento di fatti in luoghi diversi da quelli in cui si trova il notaio verbalizzante.

Conclusioni. Assemblee societarie in Zoom

E', quindi, consentito organizzare una assemblea societaria completamente a distanza.

Nel luogo indicato nell'avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio. I soci, gli amministratori, i sindaci e persino il presidente dell'assemblea possono essere collegati con mezzi di telecomunicazione.

Vi è un ulteriore e importante vantaggio per le assemblee verbalizzate da notaio. Il verbale assembleare può essere redatto successivamente e recare la sottoscrizione del solo notaio, senza dover raccogliere sul medesimo documento anche la sottoscrizione del presidente dell'assemblea.

In un momento in cui gli spostamenti di persone e di documenti sono estremamente difficili, l'utilizzo della verbalizzazione notarile a distanza può essere utile, non solo per le assemblee straordinarie ma anche per le assemblee ordinarie, ad esempio per l'approvazione dei bilanci o per le nomine degli organi societari.

In definitiva, il notaio - se nominato segretario dell'assemblea - può essere solo nel luogo di convocazione della riunione; può sottoscrivere da solo il verbale e procedere direttamente alle necessarie comunicazioni al registro delle imprese.

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*A cura di Giovannella Condò e Vincenzo La Licata Milano Notai