La disciplina dei libri sociali digitalizzati

Mediante il processo di digitalizzazione i libri sociali vengono generati e conservati all'interno di un software in formato digitale.

Tale processo si differenzia dunque profondamente dalla cosiddetta "dematerializzazione", perché mentre in tale processo i documenti nascono cartacei e vengono successivamente trasformati in digitale, la digitalizzazione è un metodo che permette di eliminare completamente l'uso di carta, ridurre i costi di gestione, non dovendo sostenere i costi di vidimazione, e avere un archivio che renda immediatamente disponibile il contenuto dei libri sociali, senza limiti di spazio e di tempo.

La digitalizzazione dei libri sociali permette inoltre di garantirne il pieno valore probatorio, la trasparenza del contenuto, nonché una maggiore sicurezza contro i casi di perdita, distruzione e sottrazione.

La normativa di riferimento da rispettare per la tenuta digitale dei libri sociali è quella dettata dal Codice civile, dal D.M. 17 giugno 2014 e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (D.lgs. 82/2005), con le relative regole tecniche attuative.

In particolare, l'articolo 2215-bis c.c. ammette la formazione e la tenuta dei libri sociali con strumenti informatici, stabilendo che:

• I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici hanno stesso valore e stessa efficacia di quelli cartacei, anche dal punto di vista probatorio.

• I libri sociali digitalizzati devono essere consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie.

Condizione per l'istituzione dei libri digitalizzati

Per la tenuta dei libri sociali digitalizzati è necessario appoggiarsi ad un sistema di conservazione dei documenti informatici (in-house o esterno) che possa garantire che vengano rispettate tutte le caratteristiche formali e sostanziali previste dalla legge.

Analizzando la normativa relativa alla formazione e alla tenuta dei libri sociali in formato digitale, si evince che non sia necessario inserire un'apposita clausola statutaria che preveda la digitalizzazione dei documenti; tuttavia, qualora i documenti siano stati precedentemente tenuti in formato cartaceo, appare opportuno formalizzare tale passaggio, ad esempio mediante delibera del CdA.

Modalità di tenuta e aggiornamento dei libri digitalizzati

I libri sociali digitalizzati devono avere le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità.

Ai sensi dell'art. 3 del DPCM 13 novembre 2014, per garantire l'immodificabilità e l'integrità del documento devono essere eseguite le seguenti operazioni:

• apporre una firma elettronica qualificata o una firma digitale ad ogni documento creato;

• memorizzare i documenti su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;

• versare il documento in un apposito sistema di conservazione.

Mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o della firma digitale i documenti avranno la stessa efficacia probatoria dei documenti cartacei. Nello specifico, tali tipologie di firme elettroniche si basano su dei certificati qualificati rilasciati da certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del D.lgs. 82/2005, che ne garantiscono l'autenticità. È fondamentale che il certificato emesso dall'autorità sia valido e non scaduto: l'apposizione di firma basata su certificato revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata apposizione.

Conservazione dei documenti

Anche le modalità di conservazione dei documenti digitalizzati devono essere volte a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo degli stessi.

Nel caso di tenuta mediante strumenti informatici dei libri sociali, gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalla legge sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale (che stabilisce la data certa) e della firma digitale del legale rappresentante della società o di altro soggetto dal medesimo delegato (rimane l'obbligo di assoggettamento dei libri sociali all'imposta di bollo ed al pagamento della tassa di concessione governativa). La legge prevede che la marca temporale debba essere apposta almeno una volta l'anno, si consiglia comunque, per maggiore sicurezza, di apporre la marca temporale con più frequenza, idealmente sarebbe opportuno apporla dopo la caricatura di ogni verbale.

A differenza dei libri cartacei quindi non vi è una procedura di istituzione preventiva del libro che deve essere numerato e vidimato dal notaio, è sufficiente l'apposizione ex-post della marca temporale.

Il processo di conservazione termina con l'apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Norme tributarie

Ai sensi dell'art. 4 del D.M. 17 giugno 2014 il contribuente deve comunicare nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento, che effettua la conservazione dei documenti rilevanti in modalità elettronica.

In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell'art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

*a cura di Lucia Giaconia di B&C Legal and Compliance

Se questo articolo è stato di tuo interesse ma non sei ancora abbonato a NT+ Diritto approfittane subito,prova 1 mese da € 4,90!Scopri di più