Key Performance Indicator: si possono misurare in maniera oggettiva le performance dei dipartimenti legali in-house?
I General Counsel, sempre di più, sono chiamati a elevare il proprio ruolo all'interno delle organizzazioni aziendali, contribuendo alla creazione del valore. Ma le performance del dipartimento legale si possono davvero misurare? La risposta è sì. Come? Strutturando appositi Key Performance Indicators (KPI), indicatori che monitorano e misurano le prestazioni di un'azienda, un'attività o un processo.
I General Counsel, sempre di più, sono chiamati a elevare il proprio ruolo all'interno delle organizzazioni aziendali, contribuendo alla creazione del valore. Ma le performance del dipartimento legale si possono davvero misurare? La risposta è sì. Come? Strutturando appositi Key Performance Indicators (KPI), indicatori che monitorano e misurano le prestazioni di un'azienda, un'attività o un processo. Tradizionalmente applicati alle funzioni "business", i KPI rappresentano oggi una vera risorsa anche per il dipartimento legale. Se correttamente implementati, i KPI rendono oggettivi e accessibili i risultati della funzione legale e mettono in luce la sua importanza per l'azienda. Essi sono, in definitiva, parametri fondamentali che permettono di valutare l'andamento di un progetto o di un'attività e, per essere davvero significativi e creare valore, devono essere allineati agli obiettivi del business.
Questi temi verranno approfonditi in occasione del webinar del 15 luglio 2021 "Time to build. Quanto vale il legal?", organizzato da ISTUD Business School in collaborazione con Deloitte Legal e dove i General Counsel di importanti aziende italiane si confronteranno sulle proprie esperienze di gestione strategica del dipartimento legale per la creazione di valore.
Prima di poter misurare le performance, occorre infatti definire un sistema di indicatori in grado di rappresentare le capacità del dipartimento legale di perseguire i propri obiettivi, allineandoli con quelli dell'intera organizzazione. Un sistema di KPI specifici per la funzione legale, che sia davvero utile, non si limita a raccogliere in modo statico i dati e i risultati, ma fa emergere la capacità del dipartimento legale di risalire lungo la catena del valore.
Una critica comune nei confronti di tale approccio consiste nel ritenere che le performance del dipartimento legale non possano essere osservate, o almeno non esclusivamente, da un punto di vista economico-finanziario. È certamente vero: alcuni aspetti strategici e cruciali, come per esempio la qualità e la tempestività delle prestazioni legali rese, non hanno un impatto immediato sulle rilevazioni contabili.
Tuttavia, il fatto che una attività non abbia un riscontro economico diretto non significa che non possa essere misurata e tenuta in considerazione per una più ampia valutazione delle performance di una organizzazione. Una controversia evitata grazie all'attenta redazione e negoziazione di un contratto non avrà impatti positivi sul bilancio di una società, pur evitando la realizzazione di impatti negativi. Questo accade perché le performance sono numerose e diversificate e devono essere misurate non solo in termini di costo, ma anche di tempo, qualità, e soddisfazione interna.
La pluralità delle performance e delle relative metriche rende la progettazione e la definizione dei KPI del dipartimento legale un'operazione complessa, delicata, da adattare alla singola organizzazione, agli obiettivi perseguiti, alle esigenze interne. Proporre sistemi o misurazioni standard può infatti rendere la misurazione inefficace o portare a interventi non coerenti o addirittura controproducenti.
Il dipartimento legale può iniziare questo percorso di misurazione ponendosi innanzitutto le domande giuste. La tecnologia, per esempio, è spesso vista come una panacea per tutti i problemi, ma per un giusto approccio al legal tech la domanda chiave non sarà "Quale software voglio installare?", bensì sarà: "Quali documenti, processi e attività del dipartimento legale dovrebbero essere automatizzati?". In questo caso la metrica riguarda l'identificazione delle attività di maggior volume e con minor valore. Prima di procedere con la misurazione, però, occorrerà assegnare un peso strategico a ogni attività svolta dal dipartimento legale; l'impegno non è indifferente ma, una volta implementato, questo KPI consentirà di individuare le attività a più alto volume e a più basso valore strategico, tipicamente più adatte ad essere automatizzate. Solo dopo aver risposto a queste domande e aver effettuato tali analisi il General Counsel sarà in grado di identificare consapevolmente il software che meglio risponde alle proprie esigenze.
Il legal management, una consapevole gestione delle metriche e l'efficace analisi dei dati raccolti rappresentano gli strumenti imprescindibili per portare alla luce, per rendere tangibile il valore creato dal dipartimento legale.
*a cura di Alessandro Del Bono, Managing Associate Deloitte Legal e Annalisa Olivieri, Avvocato Deloitte Legal
