Anche dopo il Covid saranno sempre possibili le adunanze virtuali

Via libera, anche quando sarà cessata l’emergenza da Covid, alle assemblee convocate senza indicazione di un luogo fisico di svolgimento, in quanto da tenersi esclusivamente online (la cosiddetta assemblea in full audio-video conference): è quanto argomentato dal Consiglio notarile di Milano nella massima n. 200, di recente emanazione.
E così, ferma restando la tradizionale facoltà (codificata dalla riforma del diritto societario del 2003 nell’articolo 2370 del Codice civile, ma praticata anche in precedenza su intuizione – pure in questo caso – del notariato) di convocare l’assemblea in un luogo fisico, permettendo l’intervento dei soci anche mediante audio/video conferenza, sono legittime le clausole statuarie che:
a) consentano di convocare un’assemblea obbligatoriamente da svolgersi con tutti i partecipanti collegati online;
b) obblighino di consentire ai soci l’intervento in audio-video conferenza a qualunque assemblea che sia convocata in un luogo fisico e ad assemblee convocate in un luogo fisico al di fuori di un certo ambito territoriale;
c) replichino tutto quanto precede anche per le riunioni di altri organi societari (Cda, collegio sindacale, consiglio di sorveglianza, consiglio di gestione).
Queste conclusioni si deducono da numerosi argomenti sui quali la normativa emergenziale ha indotto a riflettere. Anzitutto, il fatto che il presidente e il segretario dell’assemblea possano non trovarsi nello stesso luogo mentre si svolge l’assemblea, in quanto il verbale non va compilato contestualmente, ma può essere redatto in via postuma; e, poi, il fatto che non c’è ragione di ritenere illegittima una riunione totalitaria dei soci i quali abbiano all’unanimità convenuto di riunirsi non in un luogo fisico, ma online.
Inoltre, la full audio-video conference non trova ostacoli nel Codice civile: non nell’articolo 2363, comma 1 («l’assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società»), in quanto la norma stessa fa salvo il caso che «lo statuto disponga diversamente»; non nell’articolo 2366, comma 1 (per cui l’avviso di convocazione deve indicare «luogo dell’adunanza») in quanto si tratta di norma, scritta nel 1942, che ben si presta a essere letta nel senso che può trattarsi di un luogo virtuale oltre che di un luogo fisico; non nell’articolo 2370, comma 4 (lo statuto «può consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione») perché se il legislatore avesse voluto che l’intervento online fosse abbinato a una convocazione in un luogo fisico, avrebbe scritto che lo statuto «può consentire l’intervento in assemblea “anche” mediante mezzi di telecomunicazione».
Più in generale, si osserva che permettere l’intervento in assemblea mediante collegamento online favorisce una maggiore partecipazione: non solo, infatti, si evitano spese e tempi di spostamento, ma anche si permette l’intervento ad adunanze convocate in luoghi difficilmente raggiungibili (si pensi all’assemblea di una società con sede in Sicilia che sia convocata a Milano, piuttosto che a quella di una società italiana che sia convocata a Londra o a New York).
Insomma, se per abitudine o pigrizia (fisica e mentale) abbiamo finora concepito le assemblee come eventi in presenza, a pensarci meglio nel sistema non è percepibile un diritto del socio all’intervento di persona mentre ben si intuisce la legittimità di ogni sistema che favorisca la partecipazione dei soci alle assemblee, sempre che lo svolgimento online non calpesti gli inderogabili principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci.

LE RAGIONI DEL VIA LIBERA STRUTTURALE
Verbale postumo
Mentre si svolge l’assemblea, il presidente e il segretario possono non trovarsi nello stesso luogo, in quanto il verbale non va redatto contestualmente ma anche in via postuma
Scelta unanime dei soci
Non c’è ragione di ritenere illegittima una riunione totalitaria dei soci che hanno convenuto all’unanimità di riunirsi non in un luogo fisico, ma online.
Nessun ostacolo normativo
La full audio-video conference non trova ostacoli nel Codice civile