Amministrativo

Libri e registri contabili regolari anche senza conservazione: una semplificazione controversa

di Mirna Izzi e Francesco Zondini*

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Tratto da Top24 e Smart24

La disposizione in questione era stata oggetto di modifica già nel 2019, ma anche allora la formulazione utilizzata dal Legislatore aveva sollevato tra gli operatori non poche incertezze

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Con l'art. 1, co. 2-bis del D.L. 73/2022 (c.d. Decreto Semplificazioni) il Legislatore è (ulteriormente) intervenuto sulla disciplina in materia di tenuta dei libri contabili (art. 7, co. 4-quater del D.L. 357/1994) consentendo (almeno in apparenza) la possibilità di non procedere alla loro conservazione (digitale o cartacea), ritenendo sufficiente la mera tenuta sui sistemi informatici e la stampa in caso di richiesta degli organi verificatori.

La disposizione in questione era stata oggetto di modifica già nel 2019, ma anche allora la formulazione utilizzata dal Legislatore aveva sollevato tra gli operatori non poche incertezze, non risolte neppure dagli interventi – peraltro tra loro non pienamente allineati – dell'Amministrazione Finanziaria (cfr. Risposte ad Interpello n. 236 del 9 aprile 2021 e n. 346 del 17 maggio 2021).

La norma attualmente in vigore prevede che "In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza".

Stando alla lettera della disposizione, come evidenziato in dottrina e dal CNDCEC, si tratta di una rilevante semplificazione amministrativa per i contribuenti, che consiste di fatto nell'eliminazione dell'obbligo di procedere alla conservazione dei libri e registri contabili, sia essa effettuata con modalità tradizionale (stampa), sia tramite conservazione digitale.

Ai fini della regolarità dei libri contabili, infatti, sarebbe sufficiente che, in sede di accesso, gli stessi siano aggiornati sui sistemi elettronici e siano stampati a richiesta, ed in presenza, del verificatore.

Ad una lettura più attenta, tuttavia, sorgono non poche perplessità, poiché in assenza di stampa o conservazione digitale (quest'ultima effettuata conformemente alle regole dettate dal D.Lgs. 82/2005 – c.d. CAD – e alla normativa tecnica ivi richiamata), non sarebbe pienamente garantita l'immodificabilità e l'integrità dei documenti contabili, con potenziali effetti anche sulla loro valenza ai fini civilistici e probatori, anche tenuto conto che ai fini degli obblighi di vidimazione e numerazione (ove previsti) della documentazione aziendale, il codice civile richiede l'apposizione su base annuale della firma digitale e della marca temporale ex art. 2215-bis.

Inoltre, la stessa disciplina tributaria recata dal DM 17 giugno 2014 in merito all'assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici prevede l'obbligo di conservazione digitale entro i termini definiti dalla medesima norma appena modificata dal legislatore. Ad aumentare l'incertezza, si consideri che detto D.M. consente l'assolvimento dell'imposta di bollo (Libro Giornale e inventari) sul numero delle registrazioni per i soli documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ossia quelli che hanno le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità nel rispetto del CAD e delle regole tecniche; diversamente, il bollo andrebbe assolto in relazione al numero delle pagine, anche se va detto che l'Amministrazione Finanziaria si è mostrata sul punto maggiormente permissiva, avendo ammesso, nella Risposta n. 346 citata, la possibilità applicare le regole del D.M ad un contribuente che si limitava ad effettuare la stampa PDF del libro giornale senza poi conservarlo in digitale.

Non sorprende, quindi, il fatto che sulla tematica sia recentemente intervenuta anche l'ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Custodia dei dati, delle informazioni e dei documenti digitali), la quale ha ritenuto che la semplificazione introdotta dal Legislatore sarebbe applicabile esclusivamente ai registri contabili gestiti analogicamente da parte dell'imprenditore, sebbene dovrebbe trattarsi di casi infrequenti (posto che dovrebbe trattarsi di libri tenuti con sistemi meccanografici oramai desueti); diversamente invece i registri contabili tenuti su sistema informatico, avendo natura di documenti informatici ab origine manterrebbero una propria consistenza e validità per il solo fatto di avere natura informatica e rispettare gli standard di riferimento e le norme poste a tutela dell'affidabilità dei sistemi informatici.

Tenuto conto delle numerose incertezze, ad oggi la possibilità di abbandonare tout court gli adempimenti connessi alla conservazione delle scritture andrebbe valutata attentamente, sia in relazione alle modalità di gestione delle diverse tipologie di libri che ricadono in quest'ambito (Giornale, inventari, magazzino, scritture ausiliarie) ma anche in considerazione della complessità dei sistemi informativi/contabili in uso i quali, seppur adeguatamente presidiati, difficilmente possono garantire i medesimi requisiti di "affidabilità" propri dei documenti digitalmente conservati.

a cura di Mirna Izzi e Francesco Zondini, VAT Customs & Indirect Tax, Pirola Pennuto Zei & Associati.

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