Per i libri contabili vale il bollo informatico anche se si conserva la carta

Con la risposta n.236 del 9 aprile 2021 l'Agenzia ha fornito importanti chiarimenti sulla gestione dei libri contabili, tra cui la possibilità per il contribuente di pagare il bollo dovuto con F24 secondo le modalità "semplificate" previste per i "documenti informatici", anche laddove la conservazione del documento (che resta tuttavia un adempimento autonomo e distinto da quello di tenuta) avvenga su supporto cartaceo.

In particolare, la società istante ha richiesto conferma circa la possibilità di formare elettronicamente i libri obbligatori richiesti dalla normativa fiscale (libro giornale, registro dei beni ammortizzabili, registri IVA…) attraverso il proprio software-applicativo contabile, senza procedere alla loro conservazione digitale in applicazione dell'art. 7, comma 4-quater, del D.L. n. 357/94. Si ricorda, infatti, che ai sensi dell'art. 7, comma 4-quater, del D.L. n. 357/94 la tenuta di qualsiasi registro contabile formato ed aggiornato con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, a condizione che ne sia possibile la stampa, in sede di accesso, ispezione o verifica, a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

L'Agenzia delle Entrate, dopo aver sottolineato che tenuta e conservazione dei documenti rappresentano adempimenti tra loro distinti, seppure posti in continuità, ha chiarito che l'ambito di applicazione del citato art. 7 deve essere circoscritto alla sola tenuta dei libri contabili, e non anche alla loro conservazione. Pertanto, i libri e registri contabili saranno considerati regolarmente tenuti fino al termine previsto per la loro conservazione, coincidente con il terzo mese successivo (sesto, per il solo 2019) al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, termine oltre il quale gli stessi dovranno essere alternativamente stampati o conservati digitalmente.

Quindi, alla luce della legislazione vigente nonché dei chiarimenti resi con la risposta ad interpello n. 236, i documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico ai fini della loro regolarità, potranno non essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica. Inoltre, entro il medesimo termine (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) dovranno essere posti in conservazione digitale nel rispetto del D.M. 17 giugno 2014, laddove si desideri mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Nel richiamare la normativa applicabile al processo di conservazione elettronica, inoltre, l'Agenzia ha ribadito l'applicabilità del CAD (il "Codice dell'Amministrazione Digitale", istituito con il D.Lgs .n. 82/2005) e delle relative disposizioni attuative, il che renderà necessario adeguare i sistemi di conservazione digitale alle nuove Linee Guida dell'Agid, da attuare entro il prossimo 7 giugno 2021 e le cui principali novità riguardano i metadati da associare ai documenti oggetto di conservazione.

Da ultimo, l'Agenzia ha chiarito che l'assolvimento dell'imposta di bollo per i registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici, indipendentemente dalle modalità con cui tali documenti sono successivamente conservati, deve avvenire esclusivamente in via telematica, vale a dire mediante modello di pagamento F24 (codice tributo 2501) e determinata sulla base del numero di registrazioni contabilizzate.

* a cura di Stefano Cesati , Francesco Zondini Pirola Pennuto Zei & Associati

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