Professionisti: gli studi si adeguano alla nuova stretta anti-Covid
Il Dpcm in vigore dal 26 ottobre, anche se non incide direttamente sull'attività, impone nuove cautele nella gestione
Il Dpcm del 24 ottobre pubblicato sulla «Gazzetta Ufficiale» del 25 ottobre e in vigore da lunedì 26 ottobre non prevede provvedimenti di chiusura né restrizioni ulteriori per l’attività degli studi professionali.
Nuovi lockdown e il futuro incerto degli studi
Tuttavia, l’esperienza del lockdown e il futuro incerto stanno segnando la modalità di lavoro negli studi e reso sempre più impellente una differente organizzazione del lavoro rispetto al passato; è bene quindi essere prepararati a nuove prassi, adottando regole nuove.
1. La questione degli archivi cartacei
Gli studi professionali sono ancora organizzati con archivi cartacei, vuoi per abitudini stratificate vuoi perché il sistema della giustizia l’ha richiesto ed imposto per decenni; l’archiviazione dei documenti è sovente gestita da una o poche persone dello studio che, se assenti, diventano un collo di bottiglia nell’organizzazione del lavoro.
L’obbligo a lavorare da remoto impone quindi il passaggio all’uso di documentazione digitale che deve essere tanto più strutturata e accessibile quanto maggiore è il numero dei collaboratori dello studio.
L’accesso ai documenti disponibili e reperibili facilmente su cloud o su una rete interna è il primo elemento per consentire il lavoro da remoto contemporaneamente alla disponibilità degli strumenti hardware e di connessioni internet veloci ma soprattutto stabili e sicure.
Disporre di computer, di documenti digitali, di connessioni veloci non è però sufficiente. Non si può infatti trasporre l’organizzazione del lavoro tout court dalla modalità condotta fino ad oggi, quindi “in presenza”, ad una versione a distanza se non si ripensano anche le procedure, i tempi, l’esercizio della delega.
2. Organizzazione, contatti con i collaboratori di studio e processo di delega e controllo
Per gli studi legali con più collaboratori è molto utile organizzare ad esempio delle video chiamate periodiche, fissate in anticipo e con un’agenda precisa. Le piattaforme per video chiamate sono numerose, in genere molto affidabili e per lo più gratuite. Fissare degli incontri virtuali è fondamentale per mantenere quelle relazioni e confronti interpersonali fondamentali negli studi; inoltre costituiranno il momento per organizzare il lavoro, ripartirne i carichi e dare istruzioni e linee guida. Durante questo tipo di riunioni è altrettanto cruciale stabilire i tempi, i controlli e dare il feedback sulle mansioni svolte e su quanto resta da fare rispetto ad atti, pareri, stesura di contratti eccetera. Per i lavori in team o che prevedono una negoziazione con la controparte, avere un’idea chiara di come e cosa delegare e una timeline che guidi l’attività dei professionisti è imprescindibile, tanto quanto avere una buona connessione internet.
3. Pandemia e comunicazioni ai clienti: generare un sentimento di vicinanza
La pandemia e il remote working hanno impattato anche sulla comunicazione esterna degli studiimponendo la necessità di modificare forma e sostanza della comunicazione.
Il primo passo, fondamentale e che non bisogna dare per scontato, è far sapere ai propri clienti e colleghi che l’attività lavorativa, sebbene in modalità diversa, continua. Occorre farlo sapere utilizzando il sito web, i social, il risponditore automatico del centralino, le newsletter: tutti gli strumenti sono validi e necessari per ribadire che avvocati, commercialisti, consulenti continuano nell’esercizio della professione, seppure non in presenza fisica nello studio o con una presenza ridotta.
Il secondo punto, altrettanto fondamentale, risiede nella necessità di restare in contatto con i clienti; non potersi incontrare fisicamente con la frequenza e prossimità del passato ci impone di ripensare non solo la forma dell’incontro ma anche la sostanza.I professionisti dovranno sommare alle competenze tecniche e giuridiche valori come la capacità di interpretare e prevenire le difficoltà del cliente, mostrando empatia e intelligenza emotiva, prossimità e capacità di decodificare le norme interpretandole alla luce di una realtà nuova e in veloce cambiamento.
Alla distanza fisica bisognerà sopperire con una comunicazione più immediata, in alcuni casi meno formale, più concreta e con un linguaggio chiaro e diretto. La pandemia ha accellerato un processo già iniziato con la rivoluzione tecnologica: negli studi professionali i segnali erano già percepiti da tempo. È tempo di recepirli e cambiare: a partire dall’organizzazione interna degli studi fino ad arrivare a disegnare un nuovo modo di comunicare con il mondo esterno.
* L’autrice Isabella Fusillo d a 15 anni si occupa di marketing e comunicazione degli studi legali e tributari. Socia del Gruppo Stratego è parte di un team che segue studi professionali in tutta Italia con consulenze che vanno dalla definizione della strategia all’operatività nelle attività di marketing, comunicazione, brand identity e ufficio stampa
