Sopravvivono al 31 luglio 2022 le assemblee societarie online

Il 31 luglio è vicino e gli imprenditori e i loro consulenti si chiedono se, dopo tale data – e il conseguente venir meno della normativa di emergenza da Codid-19 per le riunioni assembleari – per tenere le assemblee dovranno riprendere a spostarsi (almeno il presidente e il segretario) oppure, quando è richiesto l'intervento notarile, se il presidente dell'assemblea dovrà recarsi nello studio del notaio.

La risposta è no. Purché vi siano alcuni presupposti.

Clausola statutaria che consente la convocazione esclusivamente online
Il primo è che, in caso di assemblee regolarmente convocate, lo statuto preveda la facoltà che, nell'avviso di convocazione, si indichi che l'assemblea si svolgerà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, senza indicazione di un luogo fisico.
Questa modalità è stata elaborata dalla massima n. 200 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano. La conclusione cui sono arrivati i notai milanesi non era scontata, dal momento che la questione della necessaria indicazione di un luogo fisico di convocazione (il ‘luogo dell'adunanza' menzionato dall'articolo 2366, comma 1, c.c.) ha dato origine a opinioni differenti.
Come suggerito dalla massima n. 200, però, l'indicazione del luogo di convocazione deve essere letta in chiave più moderna, al passo con l'evoluzione dei tempi e della legislazione, legittimando a tutti gli effetti l'intervento in assemblea tramite i mezzi di telecomunicazione (luogo fisico o virtuale).
Ed è lo stesso articolo 2370, comma 4, c.c., che consente l'intervento in assemblea tramite mezzi di telecomunicazione, a rendere a tutti gli effetti l'intervento virtuale equivalente a quello fisico.
Non si ravvedono rischi di lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci. Anzi, durante la pandemia si è riscontrato che l'uso dei mezzi di telecomunicazione può consentire un maggiore dialogo e incentivare l'intervento in assemblea anche ai soci di minoranza e a soci stranieri. E ciò a tutto vantaggio dell'interesse sociale.

Assemblea totalitaria
Anche in assenza della clausola statutaria che consente la convocazione delle assemblee esclusivamente a distanza, la modalità di riunione online può essere adottata se l'assemblea si svolge in forma totalitaria, con la partecipazione, in proprio o per delega, del 100% del capitale e l'intervento degli organi sociali richiesto, a seconda del caso, per le S.p.A. e per le S.r.l..
Che le assemblee totalitarie si potessero svolgere interamente in audio/videoconferenza lo aveva già sostenuto sempre la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano, con la massima n. 187 dell'11 marzo 2020. In tale fattispecie, infatti, si avrebbe un implicito consenso di tutti gli intervenuti all'utilizzo dei mezzi di telecomunicazione, nonostante manchi una formale convocazione in un luogo fisico. In presenza di tali presupposti, e per il caso di verbale redatto per atto pubblico, l'unico requisito è che il notaio si trovi in un luogo all'interno del proprio ambito territoriale ai sensi della legge notarile.

Clausola che richiede la compresenza di presidente e segretario nel medesimo luogo.

Verbalizzazione differita E' facile pensare che sia un ostacolo insormontabile allo svolgimento di riunioni interamente a distanza la clausola statutaria che prevede che, nel caso di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, il presidente e il segretario debbano essere presenti nello stesso luogo.Ma, anche in questa ipotesi, la massima 187 legittima lo svolgimento della riunione assembleare con l'intervento di tutti i partecipanti (compresi il presidente ed il segretario) in modo virtuale.

In tal caso il verbale sarà redatto successivamente, in forma quindi non contestuale (verbalizzazione c.d. postuma o differita), e potrà essere sottoscritto dal solo notaio verbalizzante (principio affermato anche dalla stessa Commissione con la massima n. 45, interpretativa dell'articolo 2375, comma 3 c.c.).

La compresenza nello stesso luogo avrebbe, infatti, solo la funzione di rendere più immediata la redazione e sottoscrizione del verbale da parte sia del presidente sia del segretario o del notaio, ma non va intesa in senso limitativo.

Riunioni del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale
Sono legittime anche le clausole statutarie che stabiliscono la possibilità di convocare il consiglio di amministrazione e il collegio sindacale esclusivamente in audio/videoconferenza.

Non solo, per tali organi sociali la modalità solo online sarebbe possibile anche in mancanza di specifica clausola statuaria, purché nello statuto sia previsto che le riunioni si possano svolgere con mezzi di telecomunicazione. Infatti, sia nella massima 187 sia nella massima 200 si argomenta che amministratori e sindaci non sono titolari di un diritto, ma portatori di un dovere verso la società, e le norme procedimentali relative alle modalità di svolgimento delle riunioni sono solo finalizzate a garantire un efficiente svolgimento dei lavori collegiali dell'organo e non a tutelare un diritto.

*a cura di Giovannella Condò, Giuliana Tonini – Milano Notai

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