La nuova normativa di riferimento per la documentazione sui prezzi di trasferimento dal punto di vista di una società controllata italiana

La nuova normativa di riferimento relativa alla documentazione sui prezzi di trasferimento (pubblicata con il provvedimento del 23 novembre 2020 dell'Agenzia delle Entrate) presenta consistenti modifiche per contenuto, formalità e per i processi natura organizzativa.

La novità di contenuto che risulta di maggiore rilievo è data senza dubbio dal fatto che, con la nuova normativa di riferimento, decade la differenziazione negli oneri documentali in base al posizionamento della società all'interno del gruppo. Questo ha portato alla necessità, per tutte le entità italiane che decidano di presentare la documentazione sui prezzi di trasferimento, di predisporre sia la Documentazione Nazionale (nota anche come "Local File") sia il Masterfile anche qualora le stesse entità italiane fossero prima unicamente tenute alla presentazione della sola Documentazione Nazionale.

Il Masterfile può essere predisposto anche in lingua inglese e si basa fondamentalmente su quanto già previsto a livello di OCSE. Ciò fa sì che detto documento si discosti in maniera rilevante da quanto in precedenza indicato dalla normativa italiana di riferimento. Dal punto di vista di un'entità controllata italiana, si dovrebbe prima di tutto prendere contatto con l'impresa controllante, al fine di chiarire se detto Masterfile, redatto secondo i criteri dettati dall'OCSE, sia già stato predisposto o meno.

In caso affermativo, se ne dovrebbe quindi verificare la compatibilità con quanto previsto dalla normativa italiana e, nel caso, adattare i punti discordanti. Se, invece, non si fosse provveduto a realizzare alcun Masterfile a livello centrale, si rende necessario redigerlo in collaborazione con l'impresa controllante. In questo caso, sarà importante tenere conto del fatto che le informazioni da includere all'interno del Masterfile saranno molto ampie dato che coinvolgono, in linea di principio, l'intero gruppo. Di conseguenza, risulta caldamente consigliabile iniziare con la relativa realizzazione quanto prima nel corso del 2021.

Anche l'altro report che deve essere presentato accanto al Masterfile, ovvero il Local File, deve essere adattato a quanto previsto a livello OCSE e non risulta essere più in linea con la Documentazione Nazionale fino ad ora ritenuta valida. Per citare solo alcune delle novità, si devono ad esempio indicare nel report le figure estere a cui fanno capo i soggetti attivi nell'entità italiana; devono essere descritti gli eventi straordinari (eventuali fusioni, scissioni ecc.) e i possibili trasferimenti di beni immateriali avvenuti nel periodo analizzato dal report, includendo anche gli effetti che gli stessi hanno avuto sull'entità locale; deve essere predisposto un apposito capitolo recante specifiche informazioni sui cosiddetti "low-value-adding services" (solitamente denominati nella pratica anche "Management Fee"); e così via.

La nuova normativa porta con sé anche, come semplificazione, la possibilità di non includere all'interno del Local File tutte le transazioni infragruppo transfrontaliere. Questo, di contro, comporta la loro esclusione dalla "Penalty Protection". Dal punto di vista del legale rappresentante dell'entità controllata italiana, questo significa che si deve modificare la Documentazione Nazionale eventualmente già disponibile al fine di farla aderire a quanto previsto dall'OCSE e, in tale contesto, si deve eventualmente anche scegliere quali transazioni includere all'interno di detto report.

Anche la modifica della definizione di "piccola media impresa" (d'ora in avanti anche "PMI") risulta avere delle conseguenze non trascurabili dal punto di vista di una entità controllata. Nel caso in cui i soggetti che controllano (direttamente o indirettamente) l'entità italiana realizzino un volume d'affari o ricavi superiore ai 50 milioni di euro, allora quest'ultima non rientrerebbe più nella definizione di PMI. Questo comporterebbe il non trascurabile svantaggio di dover rinnovare l'eventuale analisi su banche dati (cosiddetta analisi di "Benchmark") ogni anno (e non più ogni tre anni).

Ciò avviene anche nel caso in cui lo stesso contribuente italiano dovesse avere un volume d'affari o ricavi inferiore ai 50 milioni di euro. Per il legale rappresentante dell'entità locale in questione si renderebbe in sostanza necessario verificare se le entità controllanti realizzino o meno un volume d'affare o ricavi superiore ai 50 milioni di euro. In caso affermativo, si deve fare in modo di attualizzare costantemente le analisi di Benchmark, solitamente impiegate all'interno delle Documentazioni Nazionali nella verifica della coerenza con il principio di libera concorrenza dei prezzi di trasferimento (in linea di principio si potrebbero effettuare due aggiornamenti di carattere finanziario prima che si renda necessario un nuovo e completo aggiornamento dell'analisi di Benchmark).

Infine, si riporta anche una novità di natura formale che ha però delle drammatiche conseguenze sul processo di redazione della documentazione sui prezzi di trasferimento ed in particolar modo sulle tempistiche: la versione finale delle documentazioni di cui sopra (ovvero Masterfile, Local File ed i relativi allegati) deve essere firmata digitalmente dal legale rappresentate dell´entità locale italiana prima dell´invio della dichiarazione dei redditi relativa all´esercizio analizzato all´interno dei report. Questo punto risulta essere reso ancora più stringente dal fatto che la firma digitale riporta con marca temporale la data della sua apposizione sul documento. Ciò significa che la documentazione sui prezzi di trasferimento deve essere finalizzata in linea di principio entro 10 mesi dalla fine dell'esercizio analizzato.

Questo termine può essere eventualmente rimandato di 90 giorni per mezzo dell'invio della dichiarazione tardiva. Nonostante ciò, risulta evidente che ora si rende necessario rispettare determinati limiti temporali per la predisposizione della documentazione sui prezzi di trasferimento. Per questo motivo, per il legale rappresentante dell'entità controllata italiana, risulta essere fondamentale gestire efficientemente le tempistiche tenendo conto, tra gli altri, dei seguenti punti: coordinare a stretto giro la suddivisione dei compiti e le scadenze con l'impresa controllante e con i consulenti interessati (tra gli altri, i commercialisti ed i consulenti Transfer Pricing), impostare e monitorare i termini delle differenti fasi del processo (ad esempio per le analisi di Benchmark, il Masterfile ed il Local File) e, ultimo ma non ultimo, assicurarsi che sia disponibile la firma digitale del legale rappresentante.

In conclusione, la nuova normativa sui prezzi di trasferimento comporta non trascurabili ostacoli e sfide per il legale rappresentante della controllata italiana. In particolar modo, la prima applicazione della nuova normativa (in linea di principio nel corso del 2021 per la documentazione dell'esercizio 2020), comporterà un incremento degli oneri lavorativi e di coordinamento delle attività. Nel caso in cui, invece, si dovesse riuscire in futuro a "rodare" efficientemente il processo di redazione della documentazione, si potrebbe trarre beneficio dalla nuova normativa, ad esempio tramite un'ottimizzazione dei passaggi, un accorciamento dei processi ed una realizzazione complessiva più efficiente.

*Hans Röll, head of transfer pricing Italy di Rödl & Partner

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