Società

Compliance 231, la continuità di azione dell'Organismo di Vigilanza

La frequenza ottimale degli incontri per assicurare la continuità di azione dell'OdV, le differenti modalità e le riunioni a evento per fatti sopravvenuti

di Valeria Logrillo, Sofia Monzani*

La frequenza di riunioni ideale per assicurare la continuità di azione dell'OdV

Non risultano nel testo del D.lgs. 231/01 disposizioni o indicazioni in ordine alla frequenza ideale con cui l'Organismo di Vigilanza dovrebbe riunirsi al fine di assicurare la necessaria continuità di azione.

Le Linee Guida emanate da Confindustria , nella loro ultima versione del giugno 2021, indicano che "la definizione degli aspetti attinenti alla continuità dell'azione dell'Organismo di vigilanza, quali la calendarizzazione dell'attività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali all'OdV stesso, stabiliti all'interno del Modello organizzativo potrà essere rimessa a quest'ultimo".

Dunque, la definizione della frequenza con cui l'Organismo di Vigilanza (d'ora in poi anche "OdV") debba riunirsi è rimessa alla discrezionalità dei membri dello stesso.

Le differenti modalità di riunione dell'OdV

L'organo di controllo si riunisce in plurime occasioni che possono avere modalità e finalità differenti, che variano anche a seconda della composizione del medesimo.
Durante la prima riunione dell'OdV – a seguito dell'introduzione del Modello Organizzativo di gestione e controllo (d'ora in poi anche solo "Modello") da parte dell'Organo amministrativo – è opportuno dare atto di aver ricevuto e analizzato il Modello e il Codice Etico, di aver accettato l'incarico e di essere in possesso dei requisiti richiesti e indicati nel Modello per la carica ricoperta [1].

In questa sede inoltre l'OdV si dota di un regolamento per disciplinare il proprio funzionamento, prevedere il numero e la frequenza minima delle riunioni, tenendo conto di diversi fattori, quali la complessità dell'organizzazione, le vicende che ne hanno caratterizzato la storia, nonché altri elementi contingenti. Sempre nel corso della prima riunione l'OdV può esprimersi in ordine al contenuto del Modello (se lo stesso è aggiornato con riferimento ai reati presupposto; se vi è un riferimento attuale e rappresentativo dell'organigramma aziendale, etc.) e richiedere la documentazione che ritiene necessario analizzare (non avendo, come noto, limiti di sorta all'accesso agli atti della società) al fine di individuare il budget e di predisporre un piano di attività.

Infatti, come stabilito in numerosi Modelli Organizzativi, l'OdV predispone annualmente un piano di attività, nel quale programma le attività di verifica da svolgere, considerando la natura delle stesse, l'esposizione al rischio delle diverse aree aziendali, le priorità di intervento e la necessità di un eventuale coinvolgimento di funzioni interne, ovvero di professionisti esterni.

Nel Piano in esame può anche essere definita la periodicità degli incontri con gli Organi Sociali. Si sottolinea l'importanza dell'incontro con il Collegio Sindacale ovvero con il Sindaco della società, laddove esistente. Tale incontro rappresentava una buona prassi ma la sua necessità è ora richiamata nella versione aggiornata delle Linee Guida di cui si riporta un estratto: "Con riferimento ai flussi informativi tra gli organi di controllo, l'OdV è destinatario di flussi ad evento da parte del Collegio Sindacale, nel caso esso rilevi carenze e violazioni che presentino rilevanza sotto il profilo del Modello Organizzativo 231, nonché di ogni fatto o anomalia riscontrati che rientrino nell'ambito dei processi valutati come sensibili per la commissione dei reati presupposto; specularmente l'OdV è tenuto a comunicare al Collegio Sindacale le carenze eventualmente riscontrate nella valutazione della concreta attuazione del Modello Organizzativo 231, ad esempio nell'ambito delle verifiche sui processi sensibili ai rischi fiscali, su quelli relativi ai rischi di condotte corruttive, alla commissione dei reati societari, di salute e sicurezza sul lavoro, in ambito ambientale. Pur nel rispetto dei rispettivi ruoli nel sistema dei controlli interni, sarebbe poi auspicabile, anche in ottica di superamento della separazione e duplicazione delle verifiche, nonché del rischio di corto circuito informativo, uno scambio di flussi informativi tra funzione internal audit e l'OdV sulle risultanze delle rispettive attività di verifica che abbiano una rilevanza comune ai fini 231."

Nei casi di riunioni che vedano la presenza dei due organismi o di rappresentanti dei medesimi si consiglia la redazione di un verbale di riunione di "seduta congiunta", in cui si dà atto dell'incontro, delle finalità, delle informazioni condivise, delle eventuali azioni di miglioramento che i componenti ritengano di sottoporre all'attenzione dell'Organo Amministrativo.

Le riunioni a evento per fatti sopravvenuti

Deve specificarsi che, ovviamente, oltre alle attività di riunioni e verifica pianificate, potrebbero rendersi necessarie altre attività correlate alla gestione di segnalazioni o all'esistenza di situazioni particolarmente rischiose, quali la contestazione di reati presupposto o la pendenza di indagini in ordine agli stessi.

In questi ultimi casi è certamente opportuno che l'Organismo di Vigilanza si riunisca e, valutata la questione sopraggiunta, operi una nuova valutazione in ordine alle attività precedentemente programmate.

Un esempio è quello della società che abbia notizia della pendenza di un'indagine ai sensi del d.lgs 231/01 o di un reato contenuto nell'elenco dei reati presupposto. In tali circostanze è utile che l'OdV si riunisca e che ponga in essere tutte quelle attività che – lungi dal dover rappresentare un'investigazione parallela in ordine alle fattispecie contestate – mirino a valutare se, nell'area in cui il reato si sarebbe verificato, le regole contenute nel Modello Organizzativo siano tali da scongiurarne il rischio di realizzazione.

In tali ipotesi, oltre alla necessità di espletare più riunioni, può essere utile programmare attività di verifica ad hoc volte in primis a valutare se le regole già previste siano correttamente attuate e se vi siano margini per rafforzarle.
Ed ancora, in caso di Organismo di Vigilanza in forma monocratica o in forma collegiale, in assenza di specifiche competenze nella materia oggetto di accertamento, può essere utile svolgere riunioni alla presenza di un esperto – anche esterno alla società e nominato dall'OdV mediante ricorso al budget di cui lo stesso è dotato – che porti un contributo tecnico-scientifico necessario ad un'ampia e serena valutazione da parte dell'organo di controllo (si pensi alla nomina di un esperto in materia ambientale).
Ed ancora è opportuno che l'OdV convochi un'apposita riunione nel caso in cui riceva comunicazioni rilevanti quali, a titolo esemplificativo:
- irrogazione di una sanzione disciplinare per violazione di regole contenute nel Modello o nel Codice Etico;
- segnalazioni di comportamenti vietati dal Modello o dal Codice Etico;
- comunicazioni giunte mediante il sistema del c.d. whistleblowing se "circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti";
- fatti appresi dalla stampa afferenti a dipendenti, partner o fornitori che abbiano rapporti con l'ente.

Considerazioni conclusive

In ogni caso, risulta opportuno che la periodicità delle riunioni venga determinata adeguatamente allo svolgimento delle attività pianificate, tenendo conto delle specifiche esigenze e delle situazioni concrete di volta in volta riscontrate. È consigliabile che l'Organismo di Vigilanza si riunisca con cadenza non inferiore alle tre volte l'anno.

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*A cura di Avv. Valeria Logrillo - Partner 24 ORE Avvocati e Avv. Sofia Monzani

[1] Spesso tale indicazione è fornita prima della riunione, mediante comunicazione trasmessa dal professionista alla società a seguito della formale notizia del conferimento.

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