Segnalazioni e reclami: il Garante privacy detta le istruzioni
Il Garante privacy è da sempre impegnato a rendere le persone pienamente consapevoli dei loro diritti in materia di protezione dei dati e dei relativi strumenti di tutela
Il Garante privacy è da sempre impegnato a rendere le persone pienamente consapevoli dei loro diritti in materia di protezione dei dati e dei relativi strumenti di tutela.
Sulla scia di tale tendenza si colloca la recente diffusione da parte dell'Autorità di una pratica e chiara scheda informativa che spiega in modo semplice non solo i "diritti privacy" riconosciuti dalla normativa, ma soprattutto come è possibile attivare gli strumenti di tutela a disposizione dell'interessato.
In particolare, l'interessato può far valere i propri diritti alla protezione dei dati personali secondo modalità di tutela differenziate e graduali di seguito descritte.
Esercizio dei diritti degli interessati nei confronti del Titolare del trattamento.
Infatti, in una prima fase, la tutela si può esplicare attraverso l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 15 e seguenti del GDPR (General data protection regulation ). In base a tali norme, il cittadino può esercitare il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione e di opposizione al trattamento, nonché il diritto di portabilità dei dati direttamente nei confronti dei soggetti che trattano i dati a lui riferibili.
L'interessato può, quindi, presentare un'istanza al Titolare del trattamento, senza particolari formalità (ad esempio, mediante lettera raccomandata, telefax, posta elettronica, ecc.). Al fine di facilitare gli interessati, il Garante privacy ha da tempo predisposto un fac-simile di modello, reperibile sul sito istituzionale dell'Autorità, con il quale è possibile richiedere l'esercizio dei suddetti diritti.
L'istanza può essere riferita, a seconda delle esigenze dell'interessato, a specifici dati personali, a categorie di dati o ad un particolare trattamento, oppure a tutti i dati personali che riguardano l'interessato, comunque trattati.
L'apposita istanza non va presentata al Garante privacy, ma va indirizzata al Titolare del trattamento, il quale è tenuto a fornire le informazioni richieste senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine può essere prorogato di 2 mesi, qualora si renda necessario, tenuto conto della complessità e del numero di richieste. In tal caso, il titolare deve comunque darne comunicazione all'interessato entro 1 mese dal ricevimento della richiesta (articolo 12 GDPR).
Nel caso in cui l'interessato non veda soddisfatte le sue richieste, può rivolgersi al Garante, chiedendo di pronunciarsi sulla legittimità del trattamento dei dati personali che lo riguardano, mediante gli strumenti della segnalazione o del reclamo di seguito separatamente analizzati.
Segnalazione al Garante privacy
Chiunque può scegliere di inviare al Garante una "segnalazione" (ai sensi dell'articolo 144 del Codice privacy), quando non è possibile presentare un reclamo circostanziato, non disponendosi di sufficienti informazioni, oppure qualora si preferisca effettuare una sorta di "denuncia" che possa spingere il Garante ad effettuare un controllo sull'attività asseritamente illecita di un Titolare del trattamento o sull'eventuale violazione della normativa. Come per l'esercizio dei diritti sopra descritti, anche per la segnalazione non sono previsti particolari vincoli di forma. Il segnalante può, infatti, limitarsi a fornire tutti gli elementi in suo possesso da cui possa evincersi l'illegittimità o l'illiceità del trattamento richiedendo un controllo dell'Autorità.
La segnalazione può essere esaminata dall'Autorità, ma non comporta la necessaria adozione di un provvedimento.
Reclamo al Garante privacy
Il reclamo è disciplinato dall'articolo 77 GDPR e dagli articoli da 140-bis a 143 del Codice privacy ed è lo strumento che consente all'interessato di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali per lamentare una violazione in ambito privacy e di richiedere una verifica dell‘Autorità.
Diversamente dalla segnalazione, il reclamo al Garante è un atto circostanziato con il quale l'interessato rappresenta all'Autorità una violazione della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali e deve contenere indicazioni quanto più dettagliate dei fatti e delle circostanze su cui si fonda la presunta violazione, delle disposizioni che si presumono lese, nonché gli estremi identificativi del titolare, dell'eventuale responsabile e dell'istante, con in allegato, qualora se ne disponga, documentazione inerente.
Questo ulteriore e particolare strumento può essere proposto sia quando non è possibile ottenere tutela attraverso l'esercizio dei diritti riconosciuti dagli articoli 15 – 21 GDPR descritti sopra, sia quando si ritenga che tale tutela sia stata insoddisfacente o non sia pervenuto riscontro nel tempo previsto, sia per promuovere comunque una decisione dell'Autorità su una questione di sua competenza in caso di violazione della normativa.
Il reclamo può essere sottoscritto direttamente dall'interessato oppure, per suo conto, da un avvocato, un procuratore, un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro. In tali casi, è necessario conferire una procura da depositarsi presso il Garante assieme a tutta la documentazione utile ai fini della valutazione del reclamo presentato e un recapito per l'invio di comunicazioni anche tramite posta elettronica, fax o telefono.
Il reclamo e l'eventuale procura dovranno essere sottoscritti con firma autenticata, ovvero con firma digitale, ovvero con firma autografa (in tale ultimo caso, al reclamo dovrà essere allegata copia di un documento di riconoscimento dell'interessato/a in corso di validità).
Anche il reclamo è presentato al Garante senza particolari formalità e può essere proposto in carta libera, o anche utilizzando il modello e le istruzioni del Garante, reperibili sul sito istituzionale. Si ricorda, tuttavia, che qualora l'interessato ritenga di aver subito un danno dagli eventi segnalati (attraverso una segnalazione o un reclamo), eventuali pretese risarcitorie non possono essere richieste al Garante, ma devono essere fatte valere dinnanzi al giudice competente.
Modalità di invio di segnalazioni e reclami
Le segnalazioni e i reclami possono essere trasmessi al Garante con modalità cartacee (a mano o via raccomandata a/r) oppure con messaggio di posta elettronica certificata.
A tale riguardo, occorre tenere presente che la corrispondenza elettronica in ingresso per la quale è opportuno un riscontro formale, quale la segnalazione e il reclamo, deve essere inviata esclusivamente alle caselle ufficiali dell'Autorità pubblicate nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), ovvero alle caselle protocollo@gpdp.it oppure protocollo@pec.gpdp.it, a secondo del sistema di messaggistica utilizzato (PEO o PEC), in ottemperanza a specifiche previsioni del CAD e delle più recenti linee-guida AgID sui documenti informatici.
In questo modo il flusso documentale potrà instaurarsi correttamente è si riceverà poi la ricevuta di protocollo con le informazioni che la normativa richiede di fornire.
*a cura di Elisa Chizzola
