WhatsApp, la chat resta privata anche se finisce nel fascicolo amministrativo

Il Consiglio di Stato - con la sentenza n. 6989/2026 - ha chiarito che gli screenshot di conversazioni WhatsApp conservati e prodotti nell’ambito di un procedimento amministrativo non diventano, per il solo fatto di essere stati allegati a un reclamo, documenti liberamente ostensibili.

La messaggistica digitale conserva la natura di corrispondenza privata quando mantiene un’attualità concreta rispetto all’interesse alla riservatezza; e la sua eventuale trasformazione in documento del procedimento non elimina la necessità di verificare, in concreto, la necessità e l’indispensabilità dell’accesso difensivo. La decisione segna così un passaggio rilevante: il digitale non cancella la segretezza della comunicazione e l’accesso amministrativo non può trasformare una chat privata in un fascicolo pubblico.

Quando, inoltre, nella conversazione compaiono soggetti estranei alla controversia, la tutela si rafforza e l’ostensione richiede una giustificazione particolarmente rigorosa.

La vicenda nasce dalla richiesta di un ente previdenziale di ottenere dall’autorità di protezione dei dati la documentazione relativa ad alcuni reclami presentati da iscritti.

L’istanza era stata in parte accolta, ma l’ente aveva chiesto anche le immagini delle conversazioni WhatsApp e di altri screenshot prodotti da un professionista a sostegno del proprio reclamo.

Il diniego relativo alle chat era stato confermato dal giudice di primo grado e l’ente aveva impugnato la decisione, sostenendo che quei contenuti fossero necessari per tutelare le proprie ragioni. Nel frattempo, però, il reclamo era stato archiviato, dopo che l’autorità aveva rilevato un’anomalia del sistema rapidamente risolta, senza conseguenze significativamente pregiudizievoli. Il giudice aveva quindi negato l’ostensione delle chat, pur riconoscendo l’accesso alla documentazione. La vicenda è arrivata in appello concentrandosi sul concreto confine tra esigenza difensiva e tutela della comunicazione privata nel reclamo.

La novità più significativa della decisione sta nel modo in cui viene individuato il punto di equilibrio tra accesso e segretezza della comunicazione nell’epoca della messaggistica istantanea. Una chat non è un semplice insieme di parole salvate su un dispositivo. La sua collocazione materiale nella memoria di uno smartphone o la sua successiva produzione in un procedimento non ne modifica automaticamente la natura originaria. Ciò che conta è la funzione concreta del contenuto: se esso appartiene ancora alla sfera della comunicazione privata, continua a essere protetto come corrispondenza, anche dopo che il destinatario lo ha ricevuto.

Il principio è particolarmente importante perché sposta l’attenzione dal supporto al contenuto. Uno screenshot può sembrare, esteriormente, un documento come tanti altri. In realtà fotografa una comunicazione avvenuta tra persone determinate, all’interno di uno spazio comunicativo circoscritto. La sua natura non dipende quindi dal fatto che sia stato trasformato in un’immagine, stampato, salvato in un fascicolo o allegato a un atto.

La forma digitale non può impoverire la protezione della comunicazione.

Il Consiglio di Stato chiarisce, però, che la protezione non è immobile.

I messaggi conservati nella memoria di un dispositivo mantengono la natura di corrispondenza almeno finché conservano un’attualità apprezzabile rispetto all’interesse alla riservatezza. Con il trascorrere del tempo, o per altre circostanze, possono invece perdere quel carattere e diventare materiale meramente storico. È dunque necessario guardare alla concreta relazione tra il contenuto della comunicazione e l’interesse ancora esistente alla sua segretezza, evitando automatismi fondati soltanto sul dato temporale.

Altro passaggio innovativo riguarda la produzione della chat in un procedimento. Il fatto che una conversazione privata venga allegata a un reclamo può determinarne, in relazione all’uso probatorio che ne viene fatto, l’ingresso nella dimensione documentale del procedimento. Ma questo passaggio non equivale a una generale liberalizzazione dell’accesso. La trasformazione funzionale della chat in elemento di prova non cancella la sua origine comunicativa, né rende irrilevanti i diritti delle persone che vi hanno partecipato.

È qui che la sentenza introduce una distinzione destinata ad avere rilievo pratico. L’accesso difensivo può prevalere sulla riservatezza quando la conoscenza del documento sia realmente necessaria alla tutela di una posizione giuridica. Ma non basta affermare genericamente che il documento serve alla difesa. Occorre dimostrare perché proprio quel contenuto sia necessario e, nei casi in cui la tutela coinvolga informazioni particolarmente protette, perché la sua conoscenza sia indispensabile.

La difesa non può essere utilizzata come formula capace di neutralizzare ogni limite all’accesso. La decisione assume ulteriore rilievo quando la chat coinvolge persone estranee al procedimento. Una conversazione può contenere, accanto alle informazioni direttamente pertinenti alla controversia, messaggi, riferimenti e dati appartenenti a soggetti che non hanno alcuna posizione nel giudizio.

L’ostensione integrale rischierebbe così di estendere l’accesso ben oltre ciò che è realmente necessario. La tutela della riservatezza non riguarda soltanto il destinatario formale del reclamo, ma tutti coloro che partecipano alla comunicazione privata.

La sentenza del giudice amministrativo di palazzo Spada chiarisce inoltre che l’accesso non può essere valutato in astratto e una volta per tutte.

Anche l’utilità difensiva deve essere misurata alla luce dell’evoluzione concreta della vicenda.

Nel caso esaminato, l’archiviazione del reclamo ha inciso direttamente sulla consistenza dell’interesse dell’ente a conoscere le conversazioni. Venuto meno il procedimento che avrebbe dovuto giustificare quella conoscenza, risultava ancora più difficile sostenere la necessità di acquisire contenuti appartenenti alla sfera comunicativa privata. E il principio resta fermo.