Società

Legittime le clausole statutarie sulla convocazione delle assemblee solo con mezzi di telecomunicazione

di Francesca Torricelli, Luigi Iovino e Cecilia C. Di Prisco *

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Tratto da Top24 e Smart24

Il Consiglio Notarile di Milano si è dedicato – in previsione, appunto, della scadenza del d.l. Cura Italia – all'esame della potenziale liceità di clausole statutarie che accordano all'organo amministrativo di S.p.A. e S.r.l. la facoltà di convocare un'assemblea integralmente virtuale, senza comunicare, quindi, il luogo di svolgimento della stessa.

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Con la Massima n. 200 del 23 novembre 2021, la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano ha previsto che: "Sono legittime le clausole statutarie di S.p.A. e di S.r.l. che, nel consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, […] attribuiscono espressamente all'organo amministrativo la facoltà di stabilire nell'avviso di convocazione che l'assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l'indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione".

Tale orientamento si innesta sulla scia di precedenti interventi che, a partire dagli anni 2000, hanno sempre più favorito le partecipazioni alle assemblee sociali mediante mezzi di telecomunicazioni (sul punto si vedano, la Massima n. 1 del 2001 che, anticipando il contenuto del comma 4 aggiunto all'Articolo 2370 dalla Riforma Societaria del 2003, si è pronunciata in favore della legittimità delle clausole statutarie che consentono ai soci di intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione).

A causa dell'emergenza pandemica Covid-19, il legislatore - a mezzo Decreto Cura Italia (d.l. n. 70 del 17 marzo 2020, art. 106) - con il chiaro intento di garantire la possibilità di partecipazione ai soci ed agli amministratori alle vicende societarie, ha autorizzato – seppur nell'ottica di eccezionalità connessa al contesto di emergenza sanitaria – lo svolgimento delle assemblee di società di capitali, società cooperative e mutue assicuratrici esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione (purché questi assicurino l'identificazione dei partecipanti e un effettivo esercizio del diritto di voto), anche in assenza di clausole statutarie ad hoc.

Detta previsione innova la precedente disciplina sul punto. Prima dell'introduzione dell' art. 106, d.l. 70/2020, era, infatti, necessario, sia per le assemblee ordinarie che per le assemblee straordinarie, che il presidente dell'assemblea intervenisse fisicamente innanzi al notaio, al fine della validità dell'adunanza. I soci potevano, dunque, intervenire a mezzo modalità telematiche ma era sempre necessario che il presidente dell'assemblea ed il notaio verbalizzante fossero fisicamente nello stesso luogo.

Trattandosi, però, di norma emergenziale, vi era incertezza se, all'esito della pandemia Covid-19, tale disciplina rimanesse in vigore e fosse, dunque, possibile svolgere le assemblee sociali interamente in videoconferenza, senza che vi fosse la necessità che il presidente fosse nello stesso luogo del notaio.

Il Consiglio Notarile di Milano si è dedicato – in previsione, appunto, della scadenza del d.l. Cura Italia – all'esame della potenziale liceità di clausole statutarie che accordano all'organo amministrativo di S.p.A. e S.r.l. la facoltà di convocare un'assemblea integralmente virtuale, senza comunicare, quindi, il luogo di svolgimento della stessa.

La conclusione a cui è giunto il Consiglio Notarile nella massima oggetto di odierno approfondimento sembra superare le obiezioni che potrebbero derivare da una rigorosa applicazione delle disposizioni codicistiche esistenti in materia ed, in particolare degli Articoli. 2363, 2366 e del già citato Articolo 2370.

La presenza di tali norme non osta, infatti, secondo il Consiglio Notarile di Milano, alla possibilità di dare "cittadinanza perpetua", nell'ordinamento italiano, all'assemblea dei soci che sia tenuta esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, con omissione del luogo fisico della riunione. E ciò in base alle motivazioni di seguito brevemente delineate.

In primis, l'Articolo 2363 comma 1 – il quale prevede che l'assemblea deve essere convocata nel comune in cui la società ha la propria sede – fa espressamente salve le diverse previsioni statutarie.

In secondo luogo, le più recenti interpretazioni dell'Articolo 2366 c.c. consentirebbero di fissare riunioni assembleari attraverso mezzi di telecomunicazione, intendendosi per "luogo dell'adunanza" ai sensi della richiamata norma non più soltanto il più tradizionale "luogo fisico", bensì anche il luogo virtuale.

In riferimento al comma quarto dell'Articolo 2370 c.c., il quale statuisce che lo Statuto "può consentire l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione", la Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano evidenzia che il dato letterale non è univoco e non vale, quindi, ad escludere la possibilità che l'intervento dei soci possa avvenire esclusivamente attraverso mezzi di telecomunicazione, come si dovrebbe desumere, invece, se il legislatore avesse stabilito che lo Statuto "può consentire l'intervento in assemblea anche mediante mezzi di telecomunicazione".

Superata l'interpretazione letterale della norma, il Consiglio Notarile di Milano argomenta che la modalità telematica di svolgimento di un'assemblea sociale non contrasta con i princìpi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci e, pertanto, non è da considerarsi lesiva nei confronti dei soci.

Stante la ricostruzione argomentativa del Consiglio notarile milanese, i mezzi di telecomunicazione, non soltanto consentono, ma - anzi - favoriscono il dialogo e lo scambio di informazioni e documenti tra soci. Lo svolgimento di un'assemblea esclusivamente in modalità telematica non comporta alcun effettivo pregiudizio e/o discriminazione per i soci (a condizione, però, che la società assicuri a tutti gli aventi diritto la possibilità di beneficiare dei necessari dispositivi tecnologici) né compromette e/o limita i diritti di partecipazione e voto. Lo svolgimento dell'assemblea esclusivamente in modalità telematica sembrerebbe addirittura favorire il socio di minoranza che, diversamente rispetto al caso di riunione assembleare fisica, sarebbe costretto a recarsi fisicamente presso il luogo di convocazione della stessa, con evidente aggravio di costi e risorse.

La Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano conclude, alla luce di quanto precedentemente esposto, che l'organo amministrativo– in presenza di una previsione statutaria che consente genericamente l'intervento dei soci mediante modalità telematiche – possa legittimamente convocare un'assemblea da tenersi esclusivamente mediante mezzi di comunicazione (omettendo di indicare il luogo di adunanza) e, di conseguenza e a fortiori, che tale facoltà possa essere attribuita agli amministratori direttamente dallo Statuto. Quanto evidenziato dal Consiglio Notarile di Milano ha un notevole impatto pratico.

Dovranno, infatti, considerarsi legittime le clausole statutarie che rendono obbligatoria la possibilità di intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione o che accordano all'organo amministrativo la facoltà di scegliere se convocare un'assemblea "virtuale" o "fisica" (ferma restando la possibilità, per i soci, di partecipare mediante modalità telematiche) o, ancora, la clausola che prescrive, nel caso in cui l'assemblea sia convocata al di fuori del comune in cui la società ha la propria sede, la necessità – dettata dall'esigenza di tutela delle minoranze – di consentire la partecipazione dei soci attraverso mezzi di telecomunicazione.

La Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano ribadisce, inoltre, che quanto rilevato per l'assemblea dei soci è sicuramente applicabile, in via analogica, anche per le riunioni degli altri organi sociali, con particolare riferimento al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, anche in mancanza di una previsione statutaria specifica relativa a tali organi collegiali. E', però, sempre necessario che sia inserita nello statuto sociale della Società la clausola astratta che prevede la partecipazione in assemblea (o nelle riunioni degli amministratori e del collegio sindacale) mediante mezzi di telecomunicazione.

*a cura di Francesca Torricelli, Luigi Iovino e Cecilia C. Di Prisco di Greenberg Traurig Santa Maria


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