Le e-mail Pa sono documenti accessibili
Se è la stessa Pubblica amministrazione ad averla resa pubblica, l'e-mail non può più ritenersi un atto privato, ma è a tutti gli effetti un documento amministrativo accessibile. L'ha affermato il Consiglio di Stato nella sentenza n. 1113/2015, depositata dalla Sesta sezione il 5 marzo. I giudici hanno bocciato il ricorso di un ente pubblico nazionale che, violando le “Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” (legge n. 241/1990), aveva negato per due volte ad una sua responsabile amministrativa di poter visionare tutti gli atti integrali su lamentele e richieste di intervento di alcuni dipendenti per presunte difficoltà da lei causate nella gestione di missioni. La responsabile, a tutela della propria immagine professionale e per un pendente giudizio sull'affidamento dell'incarico, aveva chiesto l'accesso a una lettera con all'interno parte di una e-mail inviata al presidente da un soggetto non indicato e di cui aveva avuto notizia dall'ente stesso nel primo “no” alla domanda d'acceso. Per il ricorrente, non riguardando attività di interesse pubblico, l'e-mail (col nome dell'autore) non era accessibile.
A parere del collegio, invece, tale tesi sarebbe stata corretta se si fosse «mantenuto in “forma privata” la corrispondenza ricevuta, assegnandole valenza non rilevante ai fini dell'attività istituzionale dell'ente», ma «in relazione alla natura di documento, il contenuto dell'e-mail non può ritenersi corrispondenza privata in quanto il Presidente ha provveduto a rendere edotti gli uffici dell'amministrazione dell'esistenza di tale informativa. Così facendo ha reso egli stesso di rilevanza pubblica il documento». E, come spiegato, poiché l'e-mail resa pubblica dalla Pa è «documento ormai detenuto dall'amministrazione», è stata violata la legge sul procedimento amministrativo che definisce “documento amministrativo” (lettera d, art. 22) «ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale».
L'e-mail ormai pubblica e quindi atto amministrativo, ha affermato la sentenza, è poi accessibile per ragioni di giustizia in quanto la stessa legge (comma 7, art. 24) fissa che «deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici», come è stato dimostrato nel caso in esame in riferimento al contenuto e al mittente della lettera.
Consiglio di Stato - Sesta sezione – Sentenza 1113 del 5 marzo 2015
