Segnalazioni di operazioni sospette: nuove Istruzioni dell’UIF in consultazione

L’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) ha sottoposto a consultazione pubblica, a partire dal 3 luglio scorso, nuove Istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, destinate a sostituire le precedenti Istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette (Provvedimento 4 maggio 2011).

Come già evidente dal titolo delle nuove Istruzioni, l’UIF prevede adesso regole più precise e dettagliate coinvolgenti sia la fase della rilevazione di operazioni potenzialmente sospette sia la fase dell’inoltro delle segnalazioni, tenendo in debito conto gli sviluppi del quadro normativo internazionale in tema di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

Le Istruzioni sono rivolte a tutti i soggetti destinatari dell’obbligo di trasmettere segnalazioni di operazioni sospette (SOS) ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2007, soggetti, questi, sia appartenenti al mondo bancario e finanziario (ad esempio, banche, SIM, SGR, SICAV, SICAF, istituti di pagamento e istituti di moneta elettronica) sia operatori non finanziari (ad esempio, notai, avvocati, soggetti che esercitano attività di commercio di cose antiche, operatori di gioco). Tutti questi soggetti – “soggetti obbligati” il lessema usato nella normativa in materia di antiriciclaggio – sono obbligati a inviare all’UIF una SOS quando sanno, sospettano o hanno ragionevoli motivi di sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

Principio informatore e obiettivo dichiarato delle nuove Istruzioni è migliorare la qualità della c.d. collaborazione attiva. La collaborazione attiva è definita dalla Istruzioni come l’“insieme delle misure organizzative, procedurali, informatiche, di disciplina interna e formazione adottate” al fine di adempiere all’obbligo di SOS.

In modo esplicito, infatti, l’UIF, nel documento sottoposto a consultazione, sollecita “l’acquisizione di piena consapevolezza […] della necessità di svolgere specifiche valutazioni e di adottare corrette modalità di segnalazione, senza automatismi segnaletici o approcci cautelativi”. Come meglio dettagliato nelle Istruzioni, il processo valutativo dei soggetti obbligati all’invio di SOS non dovrà basarsi, ad esempio, sul mero superamento di soglie quantitative o soltanto sulla ricezione di richieste di informazioni o controlli da parte delle autorità competenti, ma su analisi consapevoli e documentate, supportate da procedure interne idonee.

Il processo che può portare alla trasmissione di una SOS è così scandito nelle Istruzioni:

(i) individuazione delle anomalie, di natura oggettiva e soggettiva, che possano far sorgere un sospetto rilevante rispetto all’obbligo di SOS;

(ii) esame delle anomalie, attento e documentato;

(iii) in esito al processo di valutazione, l’invio della/e SOS.

Rispetto all’attività di individuazione delle anomalie, l’UIF prevede che i soggetti obbligati possano avvalersi di “strumenti, anche informatici, per la selezione delle operatività anomale e basati su regole e parametri quantitativi e qualitativi”. In questo contesto l’UIF si rivolge anche alla possibilità che tali strumenti siano basati sull’intelligenza artificiale – circostanza vieppiù frequente tra gli operatori di mercato –, ammonendo sulla necessità che questi strumenti siano conformi alla normativa ad essi applicabile e si basino su dati oggettivi oltre che sul necessario e ineliminabile intervento umano.

Con riguardo all’esame delle anomalie, l’UIF richiede un duplice vaglio al fine di comprendere appieno se l’operatività individuata sia effettivamente anomala: un vaglio preliminare, tramite il quale filtrare le anomalie “agevolmente giustificabili” e, per le anomalie che superino questo vaglio, un processo di valutazione attento e documentato, in modo da poter ricostruire l’iter logico-valutativo che abbia condotto all’inoltro (o meno) della SOS.

L’UIF, poi, precisa che circostanze quali, ad esempio, la mera presenza di difformità tra le informazioni acquisite in sede di adeguata verifica e quelle tratte da altre fonti, il rischio elevato attribuito al soggetto cui si riferisce l’operatività, l’aver appreso, nell’ambito di rapporti di collaborazione o scambi di informazioni con altri soggetti obbligati, il verificarsi di operatività anomala non collegata ad operazioni svolte presso il soggetto obbligato rilevante non siano di per sé sole sufficienti per effettuare una SOS.

Dettagliate previsioni sono poi dedicate alla riservatezza inerente alle SOS e alle comunicazioni interne, alle tempistiche della collaborazione attiva, alla sospensione delle operazioni sospette e ai c.d. flussi di ritorno dell’UIF. L’intera parte terza delle Istruzioni riguarda la registrazione al portale Infostat-UIF e le regole tecniche inerenti alla modalità di segnalazione.

Le Istruzioni si diffondono sui rapporti tra l’obbligo di SOS e altre previsioni normative, molte delle quali in materia antiriciclaggio. Si precisa, innanzitutto, che nei casi in cui la normativa antiriciclaggio richieda l’obbligo di astensione (ad esempio, nei casi di impossibilità oggettiva di effettuare l’adeguata verifica o in caso di operatività con soggetti giuridici anonimi o controllati attraverso azioni al portatore aventi sede in Paesi non europei ad alto rischio) una SOS non sia per ciò soltanto da inviare, dovendo invece essere trasmessa solo se ricorrano i presupposti per la trasmissione.

L’UIF precisa poi i rapporti tra i diversi obblighi di comunicazione – in particolare i rapporti dell’obbligo di SOS con l’obbligo di effettuare comunicazioni oggettive, con gli obblighi di comunicazione al MEF nel caso di violazione dei divieti in materia di limitazioni all’uso del contante e dei titoli al portatore e in materia di conti, libretti di risparmio e moneta elettronica in forma anonima o con intestazione fittizia, con gli obblighi di comunicazione derivanti dal Decreto Legislativo n. 109/2007 in materia di antiterrorismo e con gli obblighi di dichiarazione nel comparto dell’oro – specificando i casi in cui l’adempimento di un determinato obbligo possa far venir meno quello di effettuare una diversa comunicazione avente ad oggetto la stessa casistica, e ribadendo l’esigenza di evitare automatismi segnaletici.

L’UIF si premura anche di precisare come l’inoltro di una SOS sia “un atto distinto dalla denuncia di reati” e che vada pertanto effettuato solo quando ne ricorrano i presupposti, a prescindere dall’eventuale presentazione di una denuncia all’Autorità giudiziaria.

Le Istruzioni prevedono adempimenti di natura organizzativo-procedurale destinati ai soggetti obbligati non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza in materia di antiriciclaggio, ovverosia Banca d’Italia, CONSOB e IVASS. Rispetto ai soggetti vigilati da dette Autorità di vigilanza, norme dettagliate in materia di organizzazione interna e standard procedurali sono sclerotizzate nelle normative a loro specificamente indirizzate – ad esempio, nelle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni in materia antiriciclaggio emanate da Banca d’Italia.

Rispetto ai soggetti non vigilati le Istruzioni richiedono l’individuazione di un responsabile SOS, soggetto coincidente con il destinatario della normativa antiriciclaggio, se persona fisica, o con il legale rappresentante del medesimo (o suo delegato), laddove si tratti di un soggetto obbligato diverso da persona fisica. Del responsabile SOS è predicato il necessario possesso di requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, e si precisa che costui o costei non possa essere un soggetto esterno al soggetto obbligato o al suo gruppo di appartenenza. Per i professionisti, come gli avvocati, che esercitino l’attività in forma associata o societaria si prevede la possibilità di nominare un solo responsabile SOS, individuandolo tra uno dei professionisti – fermo restando che non verrebbe così meno la responsabilità individuale di ciascun professionista per l’adempimento dei propri obblighi.

È richiesta altresì la formalizzazione di una procedura interna – proporzionata alle dimensioni, alla natura e alla complessità dell’attività concretamente svolta – che preveda la nomina e i compiti del responsabile SOS e descriva le attività compiute per la rilevazione e valutazione delle operazioni sospette. Con riguardo ai soggetti obbligati non vigilati che non siano persone fisiche, si richiede l’individuazione di uno o più soggetti o strutture che intrattengono rapporti direttamente con i clienti o che hanno in ogni caso un ruolo operativo affinché supportino il responsabile SOS nell’individuazione di anomalie e nello svolgimento delle attività istruttorie sopra accennate.

Mentre, come detto, non sarebbe possibile nominare quale responsabile SOS un soggetto esterno al soggetto obbligato o al suo gruppo, le Istruzioni prevedono la possibilità – e condizioni e obblighi connessi – che compiti di supporto alla segnalazione vengano esternalizzati a soggetti esterni, salva naturalmente la responsabilità del soggetto che esternalizzi per qualsiasi azione, commessa o omessa, relativa ai compiti esternalizzati.

La normativa antiriciclaggio così come la conosciamo sarà integrata, e in parte superata, con l’entrata in vigore e piena applicazione degli atti normativi contenuti dal c.d. AML package, composto, tra le altre cose, da un Regolamento in materia di antiriciclaggio (Regolamento AML), direttamente applicabile in tutti gli Stati membri, e dal Regolamento che ha istituito la nuova autorità europea per la lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo (AMLA), che in questi giorni ha approvato il suo primo programma di lavoro.

Il Regolamento AML, in continuità con quanto già previsto dalle norme europee, impone ai soggetti obbligati l’obbligo di inoltrare SOS alle UIF, e introduce nuove disposizioni armonizzate in materia, inclusa la dettagliata previsione di termini entro cui i soggetti obbligati devono riscontrare le richieste di informazioni delle UIF.

L’AMLA, poi, per agevolare l’attività di individuazione delle anomalie da parte dei soggetti obbligati, è delegata ad emanare – entro il 10 luglio 2027 – orientamenti sugli indicatori di attività o comportamenti sospetti e a preparare per la Commissione europea – entro il 10 luglio 2026 – norme tecniche di attuazione per l’armonizzazione dei formati di segnalazione di SOS, in modo da superare le asimmetrie tra gli ordinamenti europei.

Il raggiungimento di un più alto grado di armonizzazione, anche con riguardo all’obbligo di SOS, ha il duplice obiettivo di facilitare, da un lato, la prestazione di servizi all’interno dell’Unione da parte di soggetti con operatività transfrontaliera, che si troveranno adesso di fronte ad obblighi, orientamenti e formati armonizzati, e, dall’altro, di agevolare l’esercizio di vigilanza delle UIF nazionali e la possibilità per quest’ultime di cooperare e scambiarsi informazioni.

Il ruolo dell’AMLA tuttavia non si limiterà alla preparazione ed emanazione di atti delegati e di soft law, essendo l’Autorità deputata a favorire la convergenza delle UIF nazionali nello svolgimento delle rispettive attività di sviluppo, condivisione e impulso di metodi per la rilevazione, analisi e disseminazione di operazioni sospette. Se, infatti, le funzioni delle UIF nazionali in materia di SOS resteranno radicate a livello nazionale anche nel mutato quadro normativo in materia di antiriciclaggio, all’AMLA spetterà – tra le altre cose – un ruolo fondamentale nel supporto e coordinamento dell’azione di vigilanza, con particolare attenzione ai casi di operatività cross-border.

Alla luce di quanto sopra non è difficile immaginare che le Istruzioni ora in consultazione possano anche essere interessate da modifiche e interpolazioni nel breve termine, nella necessità di allineare le disposizioni italiane agli indirizzi di vigilanza comunitari e agli atti normativi delegati frattanto emanati.

La consultazione sulle Istruzioni, aperta fino al 1° settembre, come accennato, si inserisce in un ben più ampio contesto di revisione delle regole in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo, fissando regole più precise e dettagliate per gli operatori e inseguendo le novità regolamentari e le sfide poste dal mercato. Le Istruzioni in consultazione, se emanate, rappresenteranno una guida ulteriore per l’attività dei soggetti obbligati, impegnati quotidianamente negli sforzi di compliance con la normativa AML, oltre che un nuovo standard normativo da rispettare, soprattutto con riguardo ai soggetti obbligati non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza.

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*Jeffrey Greenbaum (Partner), Elisabetta Zeppieri (Counsel) e Andrea Manta (trainee), - Hogan Lovells

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