Tutti partecipanti «da remoto», anche segretario e notaio

La massima n. 187 del Consiglio notarile di Milano subordina la legittimità della adunanza in full audioconference al fatto che «nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio». Sia consentito di sommessamente dissentire da questa tesi. È chiaro che un luogo di convocazione deve pur essere indicato nell’avviso di convocazione, a beneficio di chi voglia intervenire di persona, il che ovviamente non può essere impedito. Ma non appare un attentato alla legittimità delle deliberazioni che l’adunanza assume se:

a) l’adunanza non sia convocata ma si svolga in forma totalitaria e con tutti i partecipanti collegati via filo: in tal caso il luogo di svolgimento della riunione è elemento che pare non avere alcuna rilevanza;

b) l’adunanza sia bensì convocata in un dato luogo ma, per accordo tra tutti coloro che vi partecipano (o che vi potrebbero partecipare, anche se poi effettivamente non vi partecipino), si decida di svolgerla via filo: anche in questo caso appare che il luogo fisico in cui la riunione è stata convocata perda qualsiasi rilevanza;

c) la società predisponga, nel luogo indicato per la riunione, un sistema sicuro di identificazione di eventuali affluenti (si pensi a una segreteria che li identifichi all’ingresso e a un collegamento video il quale possa mostrare dal vivo la sala ove vi è l’affluenza fisica), i quali siano messi in grado di partecipare all’adunanza in real time con la possibilità di presentare o ricevere eventuale documentazione che sia occorrente allo svolgimento della riunione: non pare essere un attentato alle deliberazioni che si assumono che il presidente e il segretario dell’adunanza siano in collegamento via filo, ciascuno da una località diversa.

Più in generale, in un’epoca in cui devono essere «adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto» (articolo 1, lettera q), Dpcm 8 marzo 2020) ogni dotta dissertazione sulla rilevanza del luogo in cui si svolge l’adunanza di un organo societario appare essere uno dei problemi che francamente possono considerarsi non insuperabili.

In sostanza, occorre considerare che quando la legge si riferisce al «luogo di convocazione dell’assemblea» (articolo 2370 Codice civile) e impone che, nell’avviso di convocazione, sia contenuta «l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza e l’elenco delle materie da trattare» (articolo 2366 Codice civile):

- si tratta di una normativa scritta da un legislatore che stava essenzialmente pensando a riunioni fisiche, senza porsi il problema di normare specifiche situazioni di riunioni via filo;

- è prescrizione finalizzata a permettere l’accesso fisico alla riunione a chi voglia parteciparvi (il quale, ovviamente, deve sapere dove e quando l’adunanza di svolgerà).

Ma, quando l’interesse del partecipante fisico riceva piena soddisfazione (e cioè egli possa accedere fisicamente e partecipare in tempo reale, senza alcuna deminutio), non può francamente essere che, il fatto della convocazione in un certo luogo, costringa a intervenire in quel luogo anche il segretario verbalizzante, dato che egli può benissimo percepire egualmente gli eventi assembleari (e dato che la massima in commento dà per scontato che lo stesso presidente dell’adunanza possa presiedere da remoto).