Comunitario e Internazionale

La Cina aderisce alla Convenzione sulla Apostille

La Convenzione entrerà ufficialmente in vigore in Cina il 7 novembre 2023

di Giovanni Lovisetti e Riccardo Benussi*

La Cina ha aderito ufficialmente alla Convenzione sulla Apostille. Ciò consentirà di risparmiare tempo e costi per aziende e privati che fanno impresa in quell'area, poiché i documenti stranieri da utilizzare legalmente in Cina non dovranno più essere sottoposti a più cicli di autenticazione da parte delle diverse autorità competenti a tale scopo.

L'8 marzo 2022, infatti, la Cina ha sottoscritto la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 che abolisce l'obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri, nota anche come "Convenzione sulla Apostille".

La Cina ha confermato la sua adesione in occasione della presentazione da parte dell'ambasciatore cinese nei Paesi Bassi al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi, Tan Jian, del c.d. "strumento di adesione". Secondo il portavoce del Ministero degli Esteri cinese, Mao Ning, intervenuto in conferenza stampa il 10 marzo scorso sulla decisione assunta dalla Cina, l'adesione alla Convenzione "semplificherà le procedure per la circolazione transnazionale dei documenti ufficiali e faciliterà l'economia internazionale, il commercio ed il lavoro transnazionale ".
La Convenzione sull'Apostille entrerà ufficialmente in vigore in Cina il 7 novembre 2023.

Cosa si intende per legalizzazione, e cos'è la Convenzione sull'Apostille?

In generale, l'utilizzo di un documento in un Paese diverso da quello in cui è stato redatto deve essere preceduto dal controllo della sua autenticità, cioè della sua reale provenienza dalla parte (o dalle parti) che appaiono esserne gli autori. Questa esigenza viene soddisfatta normalmente dai vari ordinamenti pretendendo che l'atto sia sottoscritto in presenza, o con l'intervento (oggi anche per mezzo di strumenti telematici), di un soggetto cui l'ordinamento assegni la pubblica funzione di attribuire all'atto il necessario carattere della "autenticità", soggetto che in Italia è normalmente il notaio.

Ma se l'intervento del notaio è garanzia che l'atto sia stato effettivamente sottoscritto da determinati soggetti, come è possibile verificare che il documento provenga effettivamente dal notaio o altro pubblico ufficiale che appare averlo prodotto o autenticato?

A questo controllo è deputato il procedimento della "legalizzazione" che, per l'Italia, è definita dal D.P.R. 445/2000 , Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, come la "attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa". Dispone il D.P.R. 445/2000 che "Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero."

Materialmente la legalizzazione avviene tramite il confronto con un campione di sottoscrizione appositamente depositato dal pubblico ufficiale presso l'organo competente. Per la legalizzazione degli atti notarili e giudiziari italiani destinati ad essere fatti valere all'estero, in particolare, organo competente ai sensi del D.P.R. 445/2000 è la Procura della Repubblica presso il Tribunale nella cui giurisdizione l'atto è stato formato. Per la verità, questa è solamente la fase "interna" delle due fasi in cui normalmente si articola il procedimento di legalizzazione; esaurita questa fase, la maggior parte degli ordinamenti stranieri, inclusa la Cina fino ad oggi, richiede che il documento sia assoggettato ad un ulteriore controllo (c.d. "legalizzazione esterna"), da parte della autorità del Paese stesso; tale autorità, individuata dall'ordinamento straniero, è normalmente la rappresentanza consolare estera nel Paese da cui il documento proviene.

Attualmente, per poter utilizzare documenti stranieri in Cina per scopi amministrativi e legali (si pensi a una procura, o a una delibera dell'organo amministrativo della società italiana, con cui vengono conferiti a un soggetto poteri rappresentativi da esercitare in Cina), questi devono essere appunto legalizzati: devono prima essere redatti o autenticati da un notaio, per poi passare per una verifica della Procura della Repubblica competente, e quindi essere ulteriormente autenticati dall'ambasciata o dal consolato cinese nel Paese in cui vengono rilasciati i documenti.

La Convenzione sulla Apostille è un trattato internazionale mirato alla semplificazione del processo di autenticazione di documenti pubblici per l'utilizzo in Paesi stranieri attraverso l'abolizione dell'obbligo di legalizzazione degli stessi. La Convenzione è stata adottata dalla Conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato (HCCH) nel 1961 e da allora è stata ratificata da oltre 120 Paesi e regioni, tra cui Hong Kong e Macao. In base alla Convenzione, un documento pubblico emesso in un Paese contraente può essere certificato per uso legale in qualsiasi altro Paese contraente ottenendo un certificato (apostille) da un'autorità competente designata dal Paese emittente.

L'apostille è una forma di autenticazione che prevede un procedimento semplificato di certificazione della firma del pubblico ufficiale rogante o autenticante, che viene certificata direttamente e solamente dalla autorità competente del Paese in cui l'atto è formato. Elimina invece la necessità di ulteriori certificazioni o legalizzazioni da parte di funzionari consolari o ambasciate, semplificando il processo e determinando così un risparmio di tempo e di costi per coloro che debbano utilizzare documenti pubblici stranieri a fini legali. Il procedimento semplificato si applica a tutti gli atti pubblici e alle scritture private autenticate provenienti da uno Stato contraente e destinati ad essere utilizzati sul territorio di un altro Stato contraente.

La Apostille consiste in un timbro o in un adesivo, con formula standard unificata, che viene apposta in calce all'atto e che contiene la certificazione della veridicità della firma del pubblico ufficiale (notaio).

Cosa significa l'adesione della Cina per il commercio estero e le imprese?

Secondo il portavoce Mao Ning, l'adesione della Cina alla convenzione "porterà due importanti vantaggi": ridurre i tempi e i costi economici della circolazione transfrontaliera dei documenti e ottimizzare il contesto imprenditoriale generale. Mao Ning ha infatti affermato che dopo l'adesione alla Convenzione, il tempo per completare la autenticazione di un documento da utilizzare all'estero sarà ridotto da circa 20 giorni lavorativi a solo pochi giorni. In termini di ottimizzazione dell'attività di impresa, come facilmente intuibile, la novità normativa sarà vantaggiosa per le società che operano a livello internazionale, siano esse PMI o società multinazionali.

A quali documenti si applica la Convenzione Apostille?

Non tutti i tipi di documenti sono coperti dalla Convenzione sulla Apostille. Ai sensi dell'HCCH, la Convenzione è applicata a:
• Documenti di natura amministrativa, inclusi certificati di nascita, matrimonio e morte;
• Documenti provenienti da un'autorità o da un funzionario collegato a un tribunale, tribunale o commissione;
• Estratti dei registri di commercio e altri registri;
• Brevetti;
• Atti notarili;
• Diplomi scolastici, universitari e altri titoli accademici rilasciati da enti pubblici.

Inoltre, l'HCCH afferma che la convenzione generalmente non si applica ai documenti diplomatici o consolari, nonché a determinati documenti amministrativi relativi a operazioni commerciali o doganali.

Ciò significa che alcuni documenti doganali per la Cina necessiteranno anche in futuro della procedura di legalizzazione attualmente in vigore.

Gli altri Stati contraenti della Convenzione sulla Apostille avranno ora un periodo di sei mesi per opporsi all'adesione della Cina. Tuttavia, se uno Stato contraente si oppone all'adesione della Cina, ciò significherà solo che la convenzione non si applicherà tra la Cina e quello Stato in particolare, e non che la Cina non potrà aderire al Trattato tout court. Per questo motivo, sarà ancora possibile che la procedura per l'ottenimento della apostille non possa essere utilizzata in Cina per documenti provenienti da alcuni Paesi, sebben contraenti della Convenzione sulla Apostille, e viceversa.

L' adesione della Cina alla Convenzione sulla Apostille rappresenta un ulteriore passo avanti verso una maggiore facilitazione nello svolgimento dell'attività di impresa ed è perciò vista con estremo favore da tutti gli operatori economici.

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*A cura dell'Avv. Giovanni Lovisetti e Dott. Riccardo Benussi, Dezan Shira & Associates

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