Negli studi professionali tornano gli eventi in presenza, digitali e green

Con la pandemia uscita dalla fase di emergenza e con la rimozione pressoché totale delle restrizioni da distanziamento sociale, gli studi professionali si riappropriano di uno strumento cardine della comunicazione e del marketing: gli eventi. Dopo due anni di webinar, tavole rotonde virtuali e incontri digitali, nei quali si è spesso commesso l’errore di replicare tecniche e modalità degli incontri in presenza, ora i professionisti sono pronti per cambiare passo. Un ritorno alla normalità che però non può prescindere dai due anni appena trascorsi. Non è possibile riavvolgere il nastro fino allo status quo ante, ma occorre cercare un nuovo equilibrio, che tenga conto della tecnologia, entrata a gamba tesa anche negli eventi, dell’importanza dei temi ambientali e del risparmio energetico, della gestione del tempo e del bilanciamento fra vita personale e professionale.

È quindi un errore organizzare un evento come se la pandemia non ci fosse mai stata. Innanzitutto, non è più possibile sottrarsi alla tecnologia, quindi è giunto il momento di servirsene come un mezzo, e non più come un fine, per una migliore riuscita dell’evento: i collegamenti e le tecnologie digitali, adottate nei cosiddetti eventi ibridi, che affiancano all’esperienza in presenza anche l’uso di strumenti tecnologici, permetteranno di allargare la platea dei relatori e dei partecipanti, aggiungendo alla scaletta dell’incontro dinamicità e modernità. Inoltre, la modalità ibrida permette di ampliare il pubblico di riferimento e il panel dei relatori, rendendo partecipi persone fisicamente lontane dal luogo in cui si svolge un evento.

Il recente passato digitale, che ci ha resi tutti più propensi e avvezzi all’uso di piattaforme video, ci ha anche insegnato che alcuni incontri ed eventi non finiscono con la loro chiusura ma, che ad esempio, possono essere registrati e diffusi – previo accordo su privacy e contenuti – come follow up o come strumento di partecipazione, almeno parziale, per quanti non hanno potuto presenziare di persona. La ricaduta in termini di comunicazione, quando un evento viene registrato e diffuso da uno studio e dai suoi professionisti, è ancora maggiore se la registrazione viene montata eliminando tempi morti, inserendo il logo dello studio, o con interventi brandizzati da parte dei professionisti, in modo da rendere un’esperienza anche la visione a posteriori della registrazione.

Un altro lascito della pandemia, dal quale non si può prescindere, riguarda i tempi e i modi degli interventi, ad esempio, di un convegno o tavola rotonda in presenza: due anni di collegamenti da remoto hanno abbassato la capacità di seguire interventi lunghi. Non è possibile ignorare questo fattore e quindi, anche negli eventi in presenza, è bene contenere la durata dell’intero incontro e dei singoli interventi dei relatori. Se i temi da affrontare, come spesso accade negli eventi organizzati da e con studi professionali, sono complessi, è meglio favorire la molteplicità di interventi brevi con scambi di opinioni fra relatori, possibilmente regolati da un moderatore, ed è necessario prevedere uno o più momenti dedicati alle domande dal pubblico, che non è più possibile immaginare come passivo e silente.

Oltre al tema del “quanto a lungo” possa e debba durare un evento nell’era (quasi) post pandemica, è necessario porsi la domanda di quando, cioè in che momento della settimana e della giornata, sia più indicato organizzare un evento. Non esiste una regola unica poiché bisogna tenere conto del contesto e delle abitudini nel quale l’evento viene organizzato e degli scopi che si vogliono perseguire. Se ad esempio, prima della pandemia, erano da evitare i giorni iniziali della settimana lavorativa (più oberati da carichi di lavoro) e il venerdì (giorno in cui si cerca anche di conciliare impegni personali e familiari), oggi si deve anche tenere conto del fatto che lunedì e venerdì sono, in molte organizzazioni, giornate lavorative in smart working ed è quindi meno agevole partecipare in presenza agli eventi.

Infine, occorre considerare che la pandemia ha accentuato l’attenzione e la sensibilità verso i temi dell’impatto ambientale e della sostenibilità. Oggi essere green è la regola ed è necessario prestare attenzione alla sostenibilità, alla scelta delle materie prime e all’uso di materiali compostabili (in caso di servizi di catering accessori all’evento), al risparmio energetico e alla riduzione di ogni forma di spreco.

Del resto, gli eventi sono esperienze pensate per la condivisone – che si tratti di aggiornamenti e contenuti professionali o di intrattenimento e networking – e non possono prescindere dal vissuto personale e collettivo degli ultimi due anni.

I CINQUE ERRORI DA EVITARE

1 Organizzazione improvvisata
L’improvvisazione è nemica, in generale, degli eventi. Affinché un evento riesca, ha bisogno di programmazione, scaletta, obiettivi, logistica e follow up. L’organizzazione di un evento post pandemico, specie se in modalità ibrida – che preveda la presenza fisica affiancata da partecipazione su piattaforme digitali – necessita di collegamenti streaming professionali e con una regia puntuale e precisa

2 Incontri troppo lunghi
Un evento che sia concepito per occupare un tempo molto esteso all’interno della giornata lavorativa deve garantire che ne “valga la pena”. Se un incontro in presenza sfora i tempi previsti, o non si attiene all’agenda o è organizzato in mezzo alla giornata lavorativa, c’è il rischio che finisca per avere meno partecipanti di quello che ci si aspettava; o, comunque, è probabile che molti siano costretti ad andarsene prima del momento conclusivo, che è quello più proficuo per il networking

3 Partecipazione solo in presenza
Un evento in presenza che escluda gli strumenti digitali non tiene conto degli imprevisti, sempre più frequenti. Può accadere a un relatore della tavola rotonda, o a una fetta rilevante dell’audience a cui l’evento è diretto, di non poter presenziare. Nell’organizzare un evento in presenza è bene quindi prevedere che ci siano anche collegamenti streaming e che vengano testati in anticipo

4 Scaletta poco attenta all’audience
In un evento ibrido che preveda, ad esempio, interventi di relatori da remoto su piattaforma video, questi non vanno inseriti alla fine della scaletta, quando la curva di attenzione della platea tende a scendere, ma inseriti nel contesto della discussione e dei temi affrontati. La scaletta va pensata per favorire l’attenzione dell’audience, non per semplificare l’organizzazione dell’evento. Un evento in modalità ibrida è bene che preveda quindi una scaletta dinamica e con interazione fra i due mondi: quello in presenza e quello dietro lo schermo

5 Disincentivare il networking
La forzatura digitale di due anni di pandemia ha piegato il networking a seguire nuove dinamiche. Si è fatto crescente affidamento su strumenti quali mail, social media, telefono per mantenere le relazioni professionali esistenti e per svilupparne di nuove. L’esigenza di incontrarsi in presenza è molto sentita e bisogna evitare eventi che – per lunghezza eccessiva, spazi inadeguati, tempistica sbagliata – non favoriscano lo scambio, l’interazione, la conoscenza e la relazione con i colleghi e le persone target dell’evento