Il Legal Tech è sopravvalutato?
Gli avvocati sono raramente considerati utenti di tecnologia avanzata, ma la tecnologia oggi più che mai può fare una grande differenza nel modo di lavorare: può permettere di ridurre i costi del lavoro di routine, gestire il carico di lavoro del dipartimento, condividere il know-how, gestire i contratti in modo efficiente, attuare la gestione del rischio.
Gli avvocati sono raramente considerati utenti di tecnologia avanzata, ma la tecnologia oggi più che mai può fare una grande differenza nel modo di lavorare: può permettere di ridurre i costi del lavoro di routine, gestire il carico di lavoro del dipartimento, condividere il know-how, gestire i contratti in modo efficiente, attuare la gestione del rischio.
Esistono soluzioni "vecchia scuola", che rendono i processi basilari più efficienti e accurati, e strumenti "trasformativi", che aumentano l'efficienza e aggiungono valore, cambiando il modo in cui i servizi legali sono resi e fornendo informazioni all'interno dell'organizzazione. Le soluzioni attualmente in uso nei dipartimenti legali riguardano principalmente l'Entity management, il Contract management, il Matter management, il Knowledge management, l'E-discovery, il Global Risk & Compliance (GRC), ma le sfide da affrontare sono ancora tante, prima tra tutte la corretta identificazione degli aspetti di un processo che conviene automatizzare.
Inoltre, i dipartimenti IT della maggior parte delle aziende hanno esperienza e interesse limitati per la tecnologia legale: pochi dipartimenti legali hanno i propri esperti IT e anche i General Counsel hanno scarso sostegno nel labirinto di opzioni disponibili.
Una cosa è chiara: allo stato, non esiste alcuna tecnologia legale plug-and-play e il successo nell'implementazione di un sistema tecnologico dipende dalla volontà di resistere alla frustrazione iniziale, per cui è essenziale prevedere un periodo di adattamento alla pratica lavorativa. L'esperienza indica che non è consigliabile affrettare i cambiamenti: l'introduzione incrementale e misurata di nuovi sistemi è spesso più produttiva rispetto ad un approccio "big bang", cioè un tentativo di implementazione completa e immediata.
Se la selezione e l'implementazione della tecnologia è stata rigorosa ed efficace e riflette la strategia che il dipartimento ha sviluppato per supportare l'organizzazione nel suo complesso, i vantaggi sono molteplici: migliora la gestione del rischio, incrementa l'efficienza grazie alla riduzione dei costi e dei tempi, riduce gli errori umani, tendenzialmente azzera multe e sanzioni per il mancato rispetto di termini e scadenze, libera risorse per identificare e gestire i principali rischi legali, o comunque per potersi dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
Va ricordato anche come l'implementazione della tecnologia non sia sempre indispensabile, tanto che in alcuni casi potrebbe essere sufficiente affinare i processi, chiarire la struttura del dipartimento legale interno e le responsabilità di chi ne fa parte, e rendere le informazioni più facilmente disponibili.
La tecnologia è infatti solo una componente della trasformazione del dipartimento legale. La sua efficacia dipende dalla qualità della strategia operativa del dipartimento stesso, dai modi in cui le persone e i processi contribuiscono a raggiungere l'obiettivo.
Per quanto allettante, iniziare la trasformazione del modello operativo legale implementando la tecnologia è la strada sbagliata da percorrere. È essenziale iniziare aggiornando la strategia della funzione legale per allinearsi con la strategia e le esigenze dell'organizzazione di cui si è parte e quindi identificare quali strumenti possono meglio supportare e aiutare a mettere in pratica tale nuova strategia.
È ormai chiaro a tutti che la tecnologia è destinata a trasformare radicalmente il funzionamento dei dipartimenti legali, che spesso si trovano a sostenere un carico di lavoro eccessivo: la tecnologia può permette loro di ridurlo e di concentrarsi sulle attività ad alto valore aggiunto, può migliorare anche l'equilibrio tra lavoro e vita privata degli avvocati e ridurre la frustrazione che deriva dall'esecuzione di compiti e attività ripetitive.
Ciò che non è ancora chiaro è quando tale trasformazione diventerà urgente, anche se le sfide affrontate dai dipartimenti legali in-house nel corso dell'ultimo anno, accentuate dalla pandemia, hanno accelerato in molti casi il percorso di digitalizzazione dei dipartimenti legali stessi.
Il Legal Management Consulting, con la sua raccolta di modelli, strutture e sistemi, supporta i GC e gli avvocati in-house a gestire i dipartimenti in modo efficiente e completo e a soddisfare le esigenze specifiche proprie e del business. Non esiste infatti il dipartimento legale perfetto in assoluto. Esiste il dipartimento legale perfetto per l'organizzazione in cui opera. Il legal management è mirare a questa perfezione.
* a cura di Alessandro Del Bono Managing Associate e Annalisa Olivieri, Avvocato Deloitte Legal*
