Key Performance Indicator: comprendere e ampliare l'impatto della funzione legale all'interno dell'azienda

Per la prima volta nel panorama italiano, Deloitte Legal ha raccolto in un unico documento le metriche più importanti per un dipartimento legale e i principali KPI in grado di mettere in luce in maniera oggettiva il valore che determinate performance legali possono apportare all'azienda.

Oggi i General Counsel sono profondamente impegnati a creare valore concreto per la propria azienda, adottando le migliori strategie per fornire prestazioni di qualità da un lato e perseguire il contenimento dei costi dall'altro.

Per questo emerge sempre più spesso la necessità di misurare il valore che il dipartimento legale in-house crea per il business. Ma la misurazione, specie per la funzione legale, è un'operazione tutt'altro che semplice: rispetto ad altri dipartimenti, le performance legali potrebbero non avere un impatto immediato sulle rilevazioni contabili, con il rischio di non catturare il valore generato.

In questo ambito, Key Performance Indicator specifici per la funzione legale rendono possibile la misurazione delle relative performance, mettendone in luce l'importanza per l'azienda.

Deloitte Legal ha individuato 28 diversi KPI per misurare in modo scientifico il valore creato dal dipartimento legale.

Il Report, a titolo meramente esemplificativo, guida il lettore nel percorso di impostazione dei KPI relativi al budget del dipartimento legale, con lo scopo di mettere in evidenza best practices e consigli pratici per una efficiente strutturazione e conseguente misurazione della metrica.

Innanzitutto, vengono individuate le domande chiave per mettere a fuoco gli obiettivi della misurazione, per esempio: il budget viene rispettato? Il budget è in linea rispetto a quello di dipartimenti legali simili (per industry e dimensione)? Tutte le domande chiave sono indispensabili per orientarsi nel labirinto di metriche e KPI.

Una volta definiti gli obiettivi, vengono suggerite alcune metriche in grado di fornire informazioni utili alla comprensione dell'andamento delle performance:

•Variazione percentuale del budget legale nell'anno in corso rispetto all'anno precedente;

• Variazione percentuale annuale del budget legale rispetto alla variazione percentuale annuale delle entrate totali dell'organizzazione;

• Ritorno sull'investimento (ROI);

• Risultati effettivi rispetto al budget per tipo di materia/area/geografia per mese/anno corrente;

•Monitoraggio dei costi imprevisti.

Per la misurazione e per il corretto utilizzo delle metriche risultano indispensabili istruzioni chiare e precise, per questo viene fornita una serie di indicazioni su come effettuare la misurazione, oltre a indicazioni operative per l'analisi e la valutazione dei risultati ottenuti. Per eseguire un'efficace misurazione del budget è necessario, infatti, identificare il budget per l'anno fiscale corrente e per i 2 anni precedenti e calcolare la variazione percentuale di anno in anno. Una volta effettuata questa operazione dovranno essere identificate le entrate totali dell'organizzazione e calcolati gli scostamenti di budget annuali per materia/area/geografia per mese/anno corrente.

È buona pratica tenere traccia delle misurazioni e confrontarle con i benchmark di settore per ottenere indicazioni su quanto il dipartimento legale sia in linea o meno con gli standard di mercato.

Il singolo dato, tuttavia, può essere utilizzato solo dopo aver effettuato un'analisi comparativa tra tutti i dati raccolti: esso diventa infatti indicativo solo quando viene considerato in relazione a parametri di riferimento. Ai fini della misurazione, inoltre, è importante essere in grado di definire preventivamente l'impegno richiesto, per essere certi di dedicarsi a misurazioni importanti per il dipartimento legale e per l'azienda nel suo complesso. Il livello di impegno identifica la difficoltà di utilizzo relativa all'impiego delle metriche.

Infine, viene indicato se è necessaria un'analisi periodica (i KPI possono infatti diventare velocemente obsoleti, disallineandosi rispetto agli obiettivi perseguiti), oltre a una serie di suggerimenti di ordine pratico per una corretta misurazione e interpretazione dei risultati come, ad esempio, sviluppare un ROI del dipartimento legale (metrica utile e complessa, il cui risultato giustifica il tempo e l'impegno).

In generale, l'analisi effettuata da Deloitte Legal sui KPI comprende un approfondimento sulla relativa individuazione, applicazione e implementazione: se correttamente gestiti e strutturati, infatti, i KPI applicati al dipartimento legale possono essere davvero significativi e far emergere in maniera tangibile il valore creato. Cresce infatti l'esigenza di dimostrare scientificamente che il valore creato dal dipartimento legale, da sempre considerato un centro di costo, è sostanziale, e fa la differenza.

Ovviamente l'approccio ai KPI dovrà essere sartoriale, strutturato e gestito: la pluralità delle performance e la complessità delle metriche rende infatti la misurazione un'operazione articolata, da adattare alla singola organizzazione, ai diversi obiettivi perseguiti e alle particolari esigenze interne.

Il Legal Management accompagna i General Counsel in questo viaggio di misurazione, fornendo il giusto supporto per affrontare tutte le nuove sfide legali.

Il Report: Key Performance Indicators Quanto vale il Legal?

* a cura di Alessandro Del Bono, Managing Associate Deloitte Legal e Antonio Iurilli, Legal Project Manager Deloitte Legal

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