Il Legal Project Management per migliorare la gestione dei servizi legali
Non esiste il dipartimento legale perfetto, ma esiste sicuramente il dipartimento legale perfetto per l’organizzazione in cui opera. L’LMC mira a quella perfezione
Il mondo legale è attualmente dominato dall’attenzione verso tematiche rilevanti come il supporto tecnologico, la creazione di valore e il contingentamento dei costi. Il dibattito intorno a questi temi crea una continua tensione verso il miglioramento degli output e l’efficientamento dei servizi forniti dagli uffici legali delle aziende. Nel breve/medio periodo, i dipartimenti legali in-house potranno vedere le loro performance misurate in maniera oggettiva, rendendo così evidente l’essenziale valore che apportano all’azienda.
Come possono le aziende italiane godere dei benefici legati a questo dibattito e rimanere, dunque competitive sul mercato, anche sotto il profilo della gestione delle problematiche legali?
Poiché per risolvere nuovi problemi è necessario pensare a nuove soluzioni, il Legal Project Management rappresenta la nuova soluzione ai problemi legali applicabile ai dipartimenti legali in-house.
Il project management può essere definito come “l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”, ovvero un insieme di elementi volti al successo di un progetto, per gestirlo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli ed obiettivi (la definizione è presa dal “Project Management Body of Knowledge”, considerato a livello internazionale lo stato dell’arte del project management).
Il Legal Project Management consiste, di conseguenza, nell’applicare tecniche e metodologie di project management al mondo legale.
Chiunque gestisca un progetto, è – di fatto – un project manager. Il Legal Project Manager è, pertanto, colui al quale si richiede di gestire, coordinare e assumere la responsabilità di un progetto legale.
Per questo motivo, il Legal Project Management può essere utilizzato non solo dai General Counsel, ma anche dai legali interni che lavorano in maniera stand alone, dai CFO o da altri amministratori che gestiscono in proprio le questioni legali aziendali.
Il Legal Project Management, per ogni fase di un progetto e per ogni esigenza legale, mette a disposizione una serie di strumenti, tecniche, metodi e processi per migliorare la gestione dei costi, prevedere e mitigare i rischi legali, comunicare in maniera efficace con i clienti e raggiungere gli obiettivi del progetto.
Ecco qualche insight di Legal Project Management che può aiutare nella gestione dei progetti legali:
- individuare i fattori critici di successo (o FCS). I FCS rappresentano l’elenco di tutti gli elementi che sono ritenuti essenziali per il successo del progetto e sui quali il team legale deve focalizzarsi per riuscire a raggiungere i risultati attesi. I FCS sono obiettivi strategici di alto livello e non includono necessariamente i dettagli relativi alle modalità di esecuzione. Identificare i FCS durante la fase di definizione degli obiettivi costituisce una best practice per chiarire lo scope of work ed evitare future incomprensioni sull’ambito del progetto, nonché per evitare ritardi e slittamenti.
- Realizzare una project charter. La project charter è il documento con cui le parti interessate riconoscono formalmente l’esistenza del progetto e comprende tutte le informazioni sui requisiti di base del progetto come, ad esempio, i deliverable, le milestone, il budget, le tempistiche, le figure coinvolte, gli obiettivi, ecc.
- Definire le assumption del progetto, ovvero quei presupposti che vengono considerati veri (pur senza essere provati) e che impattano su tutti gli altri elementi della pianificazione. Alcuni esempi di assumption possono essere la reperibilità del cliente, la messa a disposizione di documenti necessari, la disponibilità al confronto e il rispetto delle tempistiche.
- Realizzare una matrice RACI per identificare le risorse necessarie alla realizzazione delle attività e definirne ruoli e responsabilità (il termine RACI individua il livello di coinvolgimento di ogni risorsa che può essere definito Responsible, Accountable, Consulted o Informed). Ad ogni risorsa viene attribuito un ruolo specifico sulla base dell’attività assegnata per garantire una chiara divisione dei ruoli e il raggiungimento delle aspettative.
- Disegnare il diagramma di Gantt per rappresentare graficamente la ripartizione del lavoro e le informazioni relative alla pianificazione delle attività. In particolare, contiene le informazioni di dettaglio su tempistiche, milestone, deliverable e responsabili dei task assegnati Il Gantt del progetto viene condiviso con gli stakeholder durante la riunione di kick-off, un momento cruciale che si svolge nella fase iniziale del progetto e che permette ai membri del team legale e agli altri soggetti interessati di definire formalmente le aspettative, ottenere una visione condivisa e dare inizio al lavoro. La riunione può rappresentare l’inizio di un progetto, di una fase o di un’iterazione.
- Organizzare dei report settimanali di monitoraggio. Le esigenze legali, infatti, sono di norma esigenze continuative (si pensi, ad esempio, alla gestione della contrattualistica o del contenzioso). In tali casi, l’assenza di un ufficio legale interno o di una struttura legale adeguata potrebbe ingenerare picchi di attività e incoerenze rispetto ai precedenti. Un adeguato monitoraggio delle attività legali, invece, permette di avere il controllo completo di tutte le esigenze e crea circoli virtuosi dove, per ogni nuova esigenza, si è già in possesso di un ciclo di vita stabile e lo si può ripetere, con ovvie conseguenze in termini di efficienza e di efficacia. In tale direzione, la pianificazione del Legal Project Management suggerisce di servirsi di un panel di fornitori fidati, che siano già noti e divisi per specializzazioni e che possano soddisfare le necessità legali dell’organizzazione, senza dover rincorrere professionisti all’ultimo minuto.
- Eseguire la sessione di “lesson learned” al termine del progetto, ovvero discutere i risultati raggiunti e analizzare i fattori che ne hanno determinato il successo o il fallimento.
Stabilire strategie di successo nel conseguimento degli obiettivi aziendali diventa sempre più difficile in un mondo in cui il lavoro cambia di giorno in giorno, in una realtà ricca di sfide e di concorrenza. Come sappiamo, infatti, il successo di operazioni legali, grandi o piccole che siano, è determinato non solo dalla bravura dei consulenti esterni, ma anche dal supporto e dall’organizzazione che le imprese coinvolte potranno fornire. In particolare, tanto più tale supporto è pianificato e gestito internamente con tecniche di Legal Project Management, tanto più l’operazione sarà seguita dagli stakeholder interni ed avrà conseguentemente un’ottima resa, sia in termini di efficienza, che di costi e ricavi. In tale contesto, il Legal Project Management può costituire un valido aiuto non solo per i legali, ma anche da tutte le figure che, ad esempio in una PMI, si collocano idealmente nel livello intermedio tra l’alta direzione e il team di lavoro, come responsabili della soluzione di una problematica legale.
Non esiste il dipartimento legale perfetto in assoluto, ma esiste sicuramente il dipartimento legale perfetto per l’organizzazione in cui opera. L’LMC mira a quella perfezione.
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*A cura di Alessandro Del Bono, Managing Associate Deloitte Legal, Elena Armini, Senior Associate Deloitte Legal, Antonio Iurilli, Legal Project Manager
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