Indicazioni pratiche per adeguarsi alla normativa senza incorrere in sanzioni

All’esito di un lungo iter, iniziato immediatamente dopo l’attuazione della quarta direttiva antiriciclaggio con l’emanazione del Dlgs 90/2017, nella seduta del 20 settembre 2019 il Consiglio nazionale forense, ottenuto il parere favorevole del comitato di sicurezza finanziaria, ha finalmente emanato le 14 regole tecniche in materia di procedure e metodologia di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio del denaro e finanziamento del terrorismo, di controlli interni, di adeguata verifica, anche semplificata, della clientela e di conservazione.

Lo scopo del documento del Cnf - Lo scopo del documento approvato dal Cnf è quello di fornire indicazioni pratiche per la gestione delle problematiche in materia di antiriciclaggio (con particolare riguardo alle fasi della valutazione del rischio, ai  controlli interni agli studi legali e all’adeguata verifica dei clienti) che si devono affrontare quotidianamente in uno studio legale; da più parti infatti si è sottolineato come ci fosse l’esigenza di fornire chiarezza in relazione a una normativa molto tecnica e ricca di adempimenti formali, al fine di consentire ai professionisti di adeguarvisi senza incorrere in sanzioni.

Il documento si rivolge espressamente sia ai titolari degli studi legali monopersonali o di piccole dimensioni, sia ai componenti degli studi associati, inclusi i soci professionisti delle società̀costituite ai sensi dell’articolo 4-bis della legge 247/2012.

Le regole tecniche sono accompagnate da un documento contenente i criteri e le metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, con particolare riferimento all’adeguata verifica semplificata, corredato da una serie di moduli di immediato utilizzo pratico e riportante anche un’interessante parte relativa alla casistica, nella quale sono illustrate situazioni ad alto rischio.

Le operazioni escluse - Secondo quanto previsto dalla Regola tecnica n. 2, non rientrano tra le operazioni comportanti l’assolvimento degli obblighi di cui al Dlgs 231/2007 (che ha dato attuazione alladirettiva europea sulla prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo e alla direttiva Ce che ne reca misure di esecuzione):

È altresì precisato che l’elenco di cui all’articolo 3, comma 4 lettera c), del Dlgs 231/2007 deve considerarsi tassativo, pertanto non è soggetto a obblighi antiriciclaggio chi compie ogni operazione, atto o negozio non espressamente riconducibile a tale elenco.

Tuttavia, anche per le attività indicate nella Regola tecnica n. 2, si rammenta che non vengono meno gli obblighi deontologici in tema di identificazione del cliente e di gestione del denaro del cliente previsti dagli articoli 23, comma 2, (secondo cui «L’avvocato, prima di assumere l’incarico, deve accertare l’identità della persona che lo conferisce e della parte assistita») e 30 del codice deontologico forense; quest’ultimo articolo prevede al comma 3 «L’avvocato, nell’esercizio della propria attività professionale, deve rifiutare di ricevere o gestire fondi che non siano riferibili ad un cliente».

Peraltro, è bene ricordare che, come già chiarito dal Cnf nel vademecum pubblicato il 14 luglio 2017, qualora, dopo una prima consultazione, l’avvocato decida di non accettare l’incarico, non si applica la normativa antiriciclaggio; ciò in quanto il soggetto non può essere considerato cliente, dal momento che non si è perfezionato il rapporto professionale.

 La valutazione del rischio - Per quanto concerne la valutazione del rischio, nella Regola tecnica n. 4 è previsto che il professionista possa effettuarla anche con l’ausilio di altri professionisti e di società di consulenza.

Secondo quanto previsto dal Cnf, nonostante la nuova versione del Dlgs 231/2007 non menzioni più l’elenco dei soggetti considerati automaticamente a basso rischio riciclaggio, per i soggetti qualificati come tali nella precedente versione deve essere mantenuta la medesima classificazione, a meno che non sussistano concretamente fattori di alto rischio.

Le tipologie di clienti a basso rischio - Ciò è stato recepito dalla Regola tecnica n. 5, che elenca le tipologie di clienti a basso rischio, ossia:

• le pubbliche amministrazioni ovvero organismi o enti che svolgono funzioni pubbliche, anche conformemente al diritto Ue;

• le società ammesse alla quotazione su mercati regolamentati nella Ue ed extra Ue (a condizione che non siano situate in Paesi terzi ad alto rischio);

• soggetti sottoposti a vigilanza;

• enti creditizi o finanziari situati in uno Stato extra Ue;

• clienti con sede legale in aree geografiche a basso rischio.

La verifica della clientela - Le successive Regole tecniche (da 6 a 9) si riferiscono all’adeguata verifica della clientela.

È innanzitutto previsto (Regola tecnica 6), in tema di misure semplificate, che quando l’Avvocato deve svolgere attività comportanti l’assolvimento di obblighi antiriciclaggio, se lo scopo e la natura della prestazione risultino manifeste nell’atto o negozio stesso, salva diversa valutazione, non è necessario formalizzare in un autonomo documento l’acquisizione di tali informazioni dal cliente.

Inoltre, secondo quanto stabilito nella Regola tecnica 7, costituisce idonea identificazione del titolare effettivo quella effettuata mediante consultazione di pubblici registri e - ove necessario - mediante l’acquisizione dei dati e informazioni ivi contenute.

L’Avvocato potrà adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela servendosi di procedure strutturate di raccolta e di elaborazione dei dati e delle informazioni, attraverso percorsi guidati o questionari, anche avvalendosi di algoritmi predefiniti e procedure informatiche, in grado di assegnare in automatico la classe di rischio, fermi restando gli obblighi valutativi correlati a carico dell’Avvocato. In alternativa, il professionista potrà acquisire una dichiarazione del cliente confermativa dei dati e delle informazioni fornite, in particolar modo quelli attinenti alla struttura proprietaria e alla titolarità effettiva (Regola tecnica 8).

In caso di basso rischio di riciclaggio, la Regola tecnica 9 prevede alcune misure di semplificazione degli obblighi di adeguata verifica:

In ogni caso, sempre nelle ipotesi di basso rischio di riciclaggio, è altresì precisato che l’Avvocato non è tenuto né a raccogliere informazioni dettagliate sulla situazione economico-patrimoniale del cliente, né a svolgere una verifica specifica della provenienza dei fondi e delle risorse nella disponibilità del cliente.

Non è possibile attuare gli obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela nel caso in cui vi sia un sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo ai sensi dell’articolo 23, comma 4, del Dlgs 231/2007, come ad esempio nel caso in cui vi sia una richiesta da parte del cliente di prestazioni professionali atte a ostacolare l’identificazione del titolare effettivo, o a occultare disponibilità finanziarie.

Il controllo continuo, in caso di basso rischio di riciclaggio, può essere effettuato con una cadenza triennale e anche raccogliendo una semplice dichiarazione del cliente di conferma dei dati già in possesso del professionista.

L’obbligo di conservazione - Per quanto riguarda l’obbligo di conservazione, che ha una durata di dieci anni dalla cessazione dell’incarico, la Regola tecnica 11 prevede che è̀sufficiente conservare i dati e i documenti nel fascicolo di studio: tale precisazione è di grande importanza, posto che con la riforma del Dlgs 231/2007 è stato eliminato l’obbligo di istituire l’archivio unico informatico e il registro cartaceo, lasciando però un vuoto normativo relativamente alla modalità di conservazione dei dati.

Inoltre, secondo la Regola tecnica 12, costituiscono idonea modalità di conservazione ai sensi dell’articolo 32 del Dlgs 231/2007 i sistemi di protezione contro la perdita dei dati e delle informazioni, i sistemi di autenticazione, autorizzazione per l’accesso al sistema informatico dello Studio dell’Avvocato e al relativo archivio cartaceo; i dati e le informazioni possono altresì essere conservati sotto la forma di documenti informatici.

Infine, per quanto concerne l’individuazione delle persone politicamente esposte, ai sensi della Regola tecnica n. 13 l’avvocato può affidarsi anche alle ricerche su database che offrano tale servizio di verifica.