L’AFFIDAMENTO/Come funziona il beauty contest digitale

L'ultima questione legale arrivata sul tavolo del responsabile dell'ufficio legale è troppo articolata per risolverla internamente: è tempo di farsi affiancare da uno studio esterno e da professionisti specializzati.
«Le pratiche semplici diventano sempre più rare. L'operatività richiede quasi sempre uno sguardo multidisciplinare, estrema oculatezza e specializzazione», pensa tra se e se il responsabile dell'ufficio mentre legge i dettagli e prova a immaginare quale numero chiamare tra quelli degli avvocati nella sua agenda.
Vista la complessità, decide di utilizzare la nuova piattaforma per beauty contest alla quale l'azienda ha aderito: accende il suo computer e accede al back office. Questa volta, considerati i profili da affrontare, valuta di estendere l'invio di “progetti” anche a insegne con cui non ha ancora avuto modo di lavorare.

Come funziona - La piattaforma propone di completare un form con l'oggetto dell'incarico e le caratteristiche che gli studi legali invitati dovranno evidenziare per poter essere selezionati nonché le specifiche in possesso del team che lo studio andrà a proporre, a cui si aggiunge l'indicazione dell'offerta economica (forfettaria, a servizio). Il beauty contest digitale si avvia scegliendo gli studi legali da invitare e la data entro la quale presentare le proposte, prima della quale il committente non potrà aprire nessuna risposta inviataSi conferma la teoria per cui le procedure di affidamento attraverso la piattaforma per beauty contest a marchio 4cLegal siano realmente una possibilità per realtà meno strutturate di entrare in contatto con potenziali nuovi clienti. Benché la scelta finale resti sempre di pertinenza del general counsel che ha avviato il beauty contest, in genere alla fine di un percorso di selezione che tiene conto anche del rapporto fiduciario esistente.

Procedure di affidamento - Un'azienda deve affidare un incarico legale. La piattaforma propone di completare un form con l'oggetto dell'incarico e le caratteristiche che gli studi legali invitati dovranno evidenziare per poter essere selezionati nonché le specifiche in possesso del team che lo studio andrà a proporre, a cui si aggiunge l'indicazione dell'offerta economica (forfettaria, a servizio). Il beauty contest digitale si avvia scegliendo gli studi legali da invitare e la data entro la quale presentare le proposte, prima della quale il committente non potrà aprire nessuna risposta inviata.
Gli studi leggono l'invito e possono formulare domande su una bacheca, unica per simmetria informativa, che però pubblica criptato il nome dello studio.

L'offerta è formulata su un form standardizzato che permette all'azienda di ricevere le proposte con una struttura omogenea e compararle con maggiore semplicità.
Tutto quanto accade dopo l'apertura delle offerte è nel completo controllo del committente che può controllare il processo tramite uno strumento oggettivo similarmente ad altri settori di mercato e sostenere con i CEO le proprie proposte per l'affidamento del servizio legale.

Il punto di vista delle aziende - «L'azienda ha bisogno di mappare le procedure». «La trasparenza nell'affidamento di incarichi esterni è un tema chiave per la correttezza della gestione aziendale». «Come responsabili della compliance dobbiamo non solo dare la direzione ma anche l'esempio». Parola di general counsel e nello specifico di Roberto Beccari, amministratore delegato LVMH Watch e Jewelry Italy; Diego Manzetti, general counsel AIG; Sergio Marini, general counsel Fendi, intervenuti al convegno «Il Mercato Legale 4.0. L'innovazione parte dall'Italia» presso l'Auditorium Assolombarda a Milano.
Benché «la variabile fiducia non possa essere ignorata affinché si lavori effettivamente in team» come sottolinea Roberto Beccari, i portavoce delle aziende partecipanti alla tavola rotonda concordano sull'esigenza di tutelare e valorizzare la reputazione aziendale attraverso processi trasparenti di selezione, siano panel di studi scelti, criteri di rotazione degli incarichi e l'utilizzo del mercato, non limitatamente alla piattaforma, per mettere in contatto domanda e offerta.