Niente accesso agli atti dell'Ordine degli Avvocati se i documenti sono da formare ad hoc

L'istanza di accesso ai documenti può avere ad oggetto solamente documentazione già formata; non può comportare una attività di elaborazione dei dati da parte dell'ente destinatario dell'istanza.

Il caso esaminato
Nella vicenda trattata dal Tar Calabria (sentenza 343/2023) il ricorrente, Abogado stabilito, aveva dedotto l'illegittimità del provvedimento con il quale l'Ordine degli Avvocati gli aveva rigettato l'istanza di accesso agli atti. L'Abogado aveva tra l'altro richiesto certificazione contenente: la data in cui aveva proposto istanza per l'iscrizione al registro dei praticanti; la data in cui aveva proposto richiesta di iscrizione all'albo degli avvocati sezione speciale avvocati stabiliti; la data in cui aveva chiesto il rilascio del tesserino identificativo personale. L'Ordine degli Avvocati aveva tuttavia opposto diniego al rilascio di quanto richiesto rilevando che la tipologia di documentazione richiesta non era nella diretta e immediata disponibilità dell'ente, ma implicava attività di ricerca, raccolta, indagine e certificazione.

La posizione dei giudici
Il Tar di Catanzaro ha innanzitutto chiarito che oggetto dell'istanza d'accesso può essere ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Si tratta all'evidenza di una nozione assai ampia, che, tuttavia, a ben vedere comprende solo documenti già esistenti nella loro materialità; non essendo accessibili informazioni che non abbiano forma di provvedimenti già stilati.
Il giudice ha rilevato come nella vicenda l'istanza dell'Abogado, espressamente qualificata alla stregua di domanda di accesso tradizionale, non aveva ad oggetto documenti amministrativi già costituiti e detenuti dall'amministrazione; quanto piuttosto mere informazioni che dovevano essere compendiate da quest'ultima. A ben vedere il diritto di accesso vantato dai consociati nei confronti degli atti detenuti dalla Pa deve necessariamente essere esercitato con riferimento a documenti specifici e già composti; non potendo le loro istanze di accesso afferire a notizie o informazioni che, per poter essere fornite, presuppongono lo svolgimento di attività di ricerca e di elaborazione da parte dell'amministrazione.
In tali circostanze il motivo cardine del diniego d'accesso alle informazioni richieste è dunque imperniato non tanto sulla quantità di documenti da produrre quanto sul carattere sostanzialmente esplorativo delle istanze, dovendosi persino disporre una attività ricostruttiva. Ciò in contrasto con la lettera e lo spirito della normativa dell'istituto dell'accesso. Necessita infatti, in ogni caso, bilanciare l'interesse dell'ente a non essere oberato da oneri di ricerca, indagine e analisi con il diritto del richiedente di avere accesso a informazioni, atti, documenti che ritenga utili.

I precedenti
In altre occasioni la giurisprudenza ha evidenziato che il suddetto contemperamento di esigenze può essere rinvenuto in un dialogo endoprocedimentale rivolto alla precisazione di richieste formulate in maniera generica; concentrando l'interlocuzione nella identificazione precisa e concreta dei documenti effettivamente necessari. Ciò nondimeno, la potenziale compromissione del buon andamento della gestione dell'ente coinvolto, dovuto all'imprevisto carico di lavoro, va tenuto in evidenza e merita di pe sé tutela.
Con riferimento ad un apparato normativo paragonabile a quello in argomento, in caso di accesso agli atti formulato dai consiglieri comunali – che come è noto godono di un diritto di accesso agli atti amplissimo e che per di più è svincolato da onere motivazionale - il massimo giudice amministrativo ha affermato il principio per cui essi godono di un diritto di informazione pieno, purché non sia inciso l'ambito del sano funzionamento dell'apparato amministrativo. In buona sostanza l'esercizio del diritto alle informazioni deve avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile agli uffici, e comunque mai può sostanziarsi in richieste generiche ovvero emulative; fermo restando che la sussistenza di tali caratteri deve essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazione al diritto stesso.
Nel caso di specie, l'istanza di accesso riguardava una serie di certificazioni contenenti l'attestazione di determinati dati che il ricorrente affermava essere in possesso dell'Ordine degli Avvocati coinvolto. Per cui, a ben vedere, oggetto della richiesta d'accesso erano non documenti come definiti dalla storica disciplina sulla documentazione amministrativa, bensì "atti dichiarativi" concernenti specifici dati. Non documenti già disponibili, quindi, ma una serie di atti che l'amministrazione avrebbe dovuto formare a seguito della richiesta dell'interessato. Dal che a giudizio del Tar il ricorso va rigettato.