Scrittura giuridica - Progettare, scrivere e disegnare contratti semplici e chiari

Una nuova mentalità

Bruno Munari, uno dei più noti artisti, designer e scrittori italiani, ci ha insegnato che "complicare è facile, semplificare è difficile. Per complicare basta aggiungere tutto quello che si vuole: colori, forme, azioni, decorazioni, personaggi, ambienti pieni di cose. Tutti sono capaci di complicare. Pochi sono capaci di semplificare. Per semplificare bisogna togliere, e per togliere bisogna sapere che cosa togliere [ … ] La semplificazione è il segno dell'intelligenza" .

Se risaliamo all'origine della parola "sem-plice" andiamo a sine-plica, senza piega.
Semplificare, quindi, nel suo significato etimologico, significa togliere le pieghe. Al contrario, come bene osservano Chiara e Alessandro Lucchini in Scrivere diritto, Tecniche di scrittura per la comunicazione giuridica , spesso la scrittura dei giuristi è (forse volutamente) com-plicata.

Questa caratteristica della comunicazione giuridica, in particolare per quello che qui ci interessa, di quella contrattuale, si scontra con un nuovo ordine comunicativo, nuovi bisogni di chi legge e di chi scrive contratti. Da tempo anche autorevoli giuristi, da Gustavo Zagrebelsky a Sabino Cassese e molti altri e altre, hanno sottolineato l'importanza della chiarezza e della semplicità della scrittura giuridica.

Scrivere in modo chiaro i contratti può essere parte importante del processo democratico, che riguarda sia le istituzioni pubbliche che le aziende, soprattutto quando si rivolgono a un pubblico esteso di utenti.

Teniamo a mente che parlare di semplicità e chiarezza non fa venire meno il fatto che, delle volte, la situazione che ci troviamo a disciplinare può essere (anche molto) complessa: andranno valutati, di volta in volta, gli strumenti, le tecniche, i metodi che abbiamo a disposizione per capire se e come ci possono venire in aiuto nelle singole situazioni.

Possiamo quindi oggi, come giuristi e giuriste, imprenditori e imprenditrici, professionisti e professioniste, pensare e agire in modo diverso. La creatività e il pensiero laterale possono diventare nostri alleati per la progettazione e scrittura di documenti giuridici più rispondenti alle esigenze attuali (dei tempi del web 2.0 e delle generazioni Y e Z). Non solo. Creatività e pensiero laterale possono essere allenati, se manteniamo sempre la mente aperta e curiosa verso ciò che ci accade intorno.

Oggi il ruolo del giurista a fianco dell'impresa non è più solo quello di signor o signora NO, ma sta diventando quello di un alleato fondamentale nello sviluppo del business, in dialogo con le divisioni aziendali del marketing, comunicazione, commerciale per ricercare gli strumenti giuridici più innovativi e adatti ai tempi e alle necessità.

Perché semplificare i contratti? E' davvero utile e necessario provare a progettare i contratti in modo nuovo?

Possiamo individuare molte buone ragioni per percorrere la strada della semplificazione e della innovazione nel campo contrattuale. Ne riportiamo qui dieci fondamentali:
• il contratto rappresenta un'attività strategica del business: vari studi recenti di Law and economics ne hanno rilevato la funzione centrale nello sviluppo delle attività economiche e hanno sottolineato che c'è un grande bisogno di modificare i contratti commerciali, processi e prodotti giuridici perché "la chiarezza nei contratti deve essere il nuovo standard" (Cfr. Nouslainen Katri, General theory of legal design in law and economics framework of commercial contracting, «Journal of strategic contracting and negotiation», Janu-ary 6 2022) ;
• il contratto è comunicazione e relazione con la clientela;
• il modo in cui scriviamo i contratti aziendali rispecchia l'etica e le scelte di responsabilità d'impresa che facciamo e può contribuire agli obiettivi di sostenibilità indicati dall'Agenda ONU 2030 ;
• i contratti possono diventare elemento identificativo della Brand identity, a maggior ragione nel caso di società benefit e B-corp;
• il contratto è strumento di problem solving (Cfr. Pascuzzi Giovanni, La creatività del giurista. Tecniche e strategie dell'innovazione giuridica) ;
• il contratto può avere una funzione preventiva del contenzioso: maggior chiarezza evita fraintendimenti e, di conseguenza, controversie (ci si deve rifare agli studi di Preventive Law e Proactive Law);
• la chiarezza del contratto riduce i tempi e i costi di negoziazione e di attività del servizio clienti per richieste di chiarimenti;
• la trasparenza e semplicità dei contratti è prescritta da molte norme, italiane e europee, in vari ambiti (dal settore bancario a quello assicurativo, dalla commercio elettronico al Codice del consumo come da ultimo modificato anche in relazione al New Deal for Consumers, dal Regolamento UE sui fornitori di servizi di crowfunding al recente Digital service act – DSA appena pubblicato sulla Gazzetta ufficiale UE, che vieta anche espressamente all'art.25 i c.d. dark patterns - "Il Digital Service Act (Regolamento n. 2022/2065 del Parlamento europeo e del Consiglio del 19 ottobre 2022) li definisce così: "(67) I percorsi oscuri sulle interfacce online delle piattaforme online sono pratiche che distorcono o compromettono in misura rilevante, intenzionalmente o di fatto, la capacità dei destinatari del servizio di compiere scelte o decisioni autonome e informate..." ) e affermata dalla giurisprudenza, anche delle Autorità di vigilanza;
• un contratto più semplice risponde meglio ai problemi di fretta e sovraccarico cognitivo cui siamo esposti e alle contrapposte esigenze di fluidità cognitiva (Cfr. Kahneman Daniel, Pensieri lenti e veloci);
• la semplificazione dei contratti è coerente con la tendenza alla automazione dei contratti e la scrittura degli smart legal contract in linguaggio computazionale.

Quali sono i criteri da considerare per la semplificazione dei contratti?

Il Simplification Center dell'Università di Reading ha elaborato quattro criteri base da considerare per la scrittura di un good document: contenuto, struttura, linguaggio e design. La scelta del contenuto è, evidentemente, il tassello fondamentale: cosa è necessario dire e cosa si può non dire, cosa è indispensabile dire. Poi la struttura, come vengono disposte le informazioni e, nel caso dei contratti, le clausole. Il linguaggio utilizzato, con quali parole le informazioni sono espresse. Infine il design, nel senso più ristretto di grafica, disposizione, tipografia del documento.

In relazione a ciascuno di questi elementi, si potrà poi valutare l'efficacia di un documento giuridico a seconda di tre aspetti (ne parla bene Haapio Helena, Lawyers as Designers, Engineers and Innovators: Better Legal Docu-ments through Information Design and Visualization):
- come chi legge si sente di fronte al documento;
- la conoscenza che ne ottiene;
- le azioni che riesce a compiere in base ad esso.

Quali strumenti abbiamo, quindi, a disposizione?

Diversi, e di diverso tipo, da usare sempre nel rispetto della regola fondamentale dell'esattezza e della precisione giuridica, perché la loro funzione giuridica è e deve restare l'elemento centrale dei documenti contrattuali. Anzi, gli strumenti che possiamo avere nella nostra "cassetta degli attrezzi" devono essere usati proprio per migliorare la precisione e la chiarezza giuridica dei contratti nell'interesse di chi li utilizzerà.

• Nuove forme di contratto, con riferimento innanzitutto ai nuovi contesti digitali in cui avviene la contrattazione, mondi dove le regole sono diverse.
Non solo le regole giuridiche (pensiamo ad esempio alla normativa specifica per l'e-commerce, i marketplaces, …), ma anche le regole di visualizzazione, legate alla user-experience o alla user-interface, o alle regole per l'accessibilità dei contenuti web.

• Nuove strutture possibili di contratto: dalla classica struttura contrattuale a clessidra alle nuove strutture a piramide invertita o a quelle basate sulla ripartizione tra le funzioni generali di utilizzatori del contratto (Finnegan Milva, User-centered design: A key to contract simplification, University of Vaasa, maggio 2021).

•Nuove forme linguistiche, quali il Plain contract language, un movimento che si riporta al più generale movimento internazionale del Plain Language, nato in ambito anglosassone negli anni '70 per favorire una maggiore trasparenza della comunicazione pubblica nei confronti dei cittadini (Una delle associazioni internazionali che se ne occupano è Plain Language Association International. In Italia, partner di Plain è Palestra della scrittura ).

Secondo una definizione possibile di Plain contract language, "un contratto è scritto in un linguaggio chiaro se la sua redazione, la sua struttura e il suo design sono così chiari che le parti possono facilmente trovare le informazioni di cui hanno bisogno, capirle e usarle in piena sicurezza legale". Così abbiamo a disposizione precise regole grammaticali che riguardano l'organizzazione del pensiero e la sintassi, la costruzione della frase, l'ordine delle parole, la morfologia (i modi, le forme, i tempi verbali), il lessico (termini tecnici necessari/tecnicismi superflui).

• Nuovi (o meglio forse nuovi per il mondo del diritto, non certo per altri contesti) elementi grafici e visuali: dalle tabelle ai diagrammi, dai grafici alle linee del tempo, dalle Gantt charts alle mappe, dalle check-lists alle evidenziazioni, dai pop-up dinamici alle finestre e ai layer, alle immagini (in alcuni casi anche icone o addirittura fumetti - Una serie di modelli e di esempi concreti sono raccolti nella Contract design pattern library della WorldCC Association all'indirizzo https://contract-design.worldcc.com/ )

• Nuovi metodi: lo user-centered design thinking, ossia la mentalità, la metodologia, gli strumenti del design thinking applicati alla redazione o revisione dei documenti giuridici (che diventa così legal design thinking) con il connesso legal design (e più specificamente contract design - Il riferimento fondamentale per gli studi di legal design e legal design thinking è il manuale Hagan Margaret, Law By Design, 2016, Sul contract design, si rinvia a Passera Stefania, Beyond the Wall of Contract Text – Visualizing Contracts to Foster Understanding and Collaboration Within and Across Organizations, «Aalto Uni-versity Publication series», 134, 2017.).
E ancora, il legal project management, come metodo di gestione del progetto, nelle varie metodologie esistenti (predittive o agile, in via principale - Si rinvia all'International Institute of Legal Project Management) .

Nuovi strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione, per le varie fasi, dalla progettazione del contratto alla redazione vera e propria, dalla verifica automatica della sua leggibilità alla misurazione del contesto (tra gli strumenti in Italia più noti vi è Read-It, messo a punto dall'Istituto di Linguistica Computazionale Antonio Zampolli del CNR).

Infine nuovi modelli: tra i vari, ad esempio, i contratti dinamici, i contratti agili, i contratti relazionali e gli accordi collaborativi (Punto di riferimento per lo studio e gli sviluppi in Italia di modelli di contratti collaborativi è il Centro Interuniversitario di Diritto e management delle Costruzioni [Center of Construction Law and Management – CCLM ] ), gli smart legal contracts.
Non tutto può sempre essere utile o adatto, non tutti gli strumenti vanno necessariamente usati perché innovativi, per essere per forza originale.
Ogni strumento ha la sua funzione e va usato in relazione ad essa, se può aiutarci a lavorare meglio, con risultati più soddisfacenti e più utili per lo scopo che i contraenti si sono posti (Su questi argomenti più approfonditamente il libro mio e di Lorenzo Carpanè, docente e consulente di scrittura professionale, "Che contratti! Progettare, scrivere, disegnare contratti semplici e chiari".).

Ricordiamoci, come diceva Nanni Moretti nel film Palombella Rossa già nel lontano 1989, che "le parole sono importanti!" perché "Chi parla male, pensa male e vive male". Lo stesso può valere per chi scrive, anche contratti.

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*A cura dell'Avv. Veronica Morlacchi, Patrocinante in Cassazione - Partner24Ore Avvocati

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